Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации. Исх на документах что это


Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании

Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:

исх. – указывается, что документ является исходящим;

25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;

198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.

Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.

Т.В. Войцехович, эксперт НААР

naar.ru

Исх. - это... Что такое Исх.?

  • ИСХ — аббревиатура, имеющая несколько значений. Исх Книга Ветхого Завета Исход. См. также сокращения в Библии. ИСХ инвестиционно строительный холдинг исх. исходный …   Википедия

  • ИСХ — инженерно строительный холдинг ИСХ Инвест связь холдинг http://ish.ru/​ организация, связь Исх Исход Книга Ветхого Завета библ., религ …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • исх. — исх. исходный Словарь: С. Фадеев. Словарь сокращений современного русского языка. С. Пб.: Политехника, 1997. 527 с …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • исх. р-ж — исходный рубеж …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • исх. п-т — исходный пункт …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • исх. р-н — исходный район …   Словарь сокращений и аббревиатур

  • Исх — Это статья о второй книге Пятикнижия. Об Исходе из Египта см. статью Исход. Исход שְׁמוֹת (Шмот «Имена») Моисей разбивает Скрижали Завета Автор: Моисей Жанр: Священное Писание Язык оригинала …   Википедия

  • Исх. — Это статья о второй книге Пятикнижия. Об Исходе из Египта см. статью Исход. Исход שְׁמוֹת (Шмот «Имена») Моисей разбивает Скрижали Завета Автор: Моисей Жанр: Священное Писание Язык оригинала …   Википедия

  • Исх.6:1 — И сказал Господь Моисею: теперь увидишь ты, что Я сделаю с фараоном; по действию руки крепкой он отпустит их; по действию руки крепкой даже выгонит их из земли своей. Исх.11:1 Исх.12:33 Исх.13:3 …   Библия. Ветхий и Новый заветы. Синодальный перевод. Библейская энциклопедия арх. Никифора.

  • Исх.7:4 — Фараон не послушает вас, и Я наложу руку Мою на Египет и выведу воинство Мое, народ Мой, сынов Израилевых, из земли Египетской судами великими; Исх.6:6 Исх.8:15 Исх.8:19 …   Библия. Ветхий и Новый заветы. Синодальный перевод. Библейская энциклопедия арх. Никифора.

  • Исх.9:1 — И сказал Господь Моисею: пойди к фараону и скажи ему: так говорит Господь, Бог Евреев: отпусти народ Мой, чтобы он совершил Мне служение; Исх.5:1 Исх.7:16 Исх.10:3 …   Библия. Ветхий и Новый заветы. Синодальный перевод. Библейская энциклопедия арх. Никифора.

  • dic.academic.ru

    Где пишется исходящий номер на документе

    Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991). В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.

    Регистрация исходящих документов

    Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

    Важно

    Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

    Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где: исх.

    Где пишется исходящий номер

    Инфо

    Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх. N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх.

    N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

    Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией

    Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

    Как правильно зарегистрировать входящий документ?

    Отметка может проставляться от руки: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │ └──────────────────────────────────────┘ Или же с помощью резинового штемпеля: ┌──────────────────────────────────────┐ │ ООО «Февраль» │ │ » » 20 г. │ │ Вх. N │ └──────────────────────────────────────┘ Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов.

    Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму. Вх. N Датапоступления От когополучен Краткоесодержание Резолюция Кому направлен Распискавполучении …

    … … … … … Вх-29 16.01.2012 ОАО»БизнесПортал»г. Москва Предложениепо арендескладскихпомещений Подготовитьпроектдоговора О. Е.

    Регистрация входящих документов

    Журнал регистрации исходящих документов Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3.

    Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно.

    Внимание

    В графе 6 проставляется количество экземпляров . Понятие входящих документов — делается отметка в журнале регистрации входящих (в графе «Примечание»). Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

    При обработке поступающей корреспонденции необходимо со­блюдать конституционное право граждан на тайну переписки.

    Ipc-zvezda.ru

    С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней? Секретарь, г.

    Тамбов Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.

    Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. – 90 с. 3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

    Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

    Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

    О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

    Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

    Где пишется исходящий номер документа

    Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала. Nп/п N и датаисходящегодокумента Комуадресовандокумент Краткоесодержание Кемподписан Отметка обисполнении N дела,куда подшитдокумент … … … … … … … 12 N 01-16ю от23.01.2012 ДиректоруООО «Плюс»г. Москва Об участииюристовкомпании вконференции Директор Отправленпочтой 03 Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи. Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

    Где пишется исходящий номер на документе

    Работник, получающий входящие, не вскрывает письма: — имеющие пометку «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуск к ним. Делопроизводство от А до Я № 25-03/198 , где: исх. – указывается, что документ является исходящим; 25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа; 198 – порядковый номер документа в пределах календарного года.

    С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Порядок регистрации исходящих документов В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

    Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация — запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

    Где на документе пишется входящий номер

    В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Как пишется исходящий номер на документах ООО «Компания «Название» Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например: ООО «Компания «Название» Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

    В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Совет 1: Как оформлять исходящую документацию Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как: RewriteRule и RewriteRule, т.к.

    territoria-prava.ru

    На бланке организации Дата, исх номер

    Бланк заявления № 1

    Образец заявления о предоставлении в аренду объекта муниципального имущества, включенного в Перечень муниципального имущества ЗАТО Видяево, предназначенного для предоставления его во владение и (или) пользование субъектам малого и среднего предпринимательства и организациям, образующим инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства

    На бланке организации

    Дата, исх. номер

    (для юридического лица)

    Главе администрации ЗАТО Видяево

    ___________________________________

    (фамилия, имя, отчество (при наличии))

    от __________________________________

    (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического

    лица, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя юридического лица)

    ________________________________________________

    (наименование юридического лица)

    Почтовый адрес: ___________________

    __________________________________

    ЗАЯВЛЕНИЕ_____________________________________________________________________________

    (Наименование заявителя в соответствии с учредительными документами

    _____________________________________________________________________________

    (для физического лица - индивидуального предпринимателя -фамилия, имя, отчество),

    _____________________________________________________________________________

    юридический, почтовый адрес, контактный телефон,

    _____________________________________________________________________________

    ИНН (для юридического лица и индивидуального предпринимателя), КПП (для юридического лица),

    _____________________________________________________________________________

    паспортные данные: серия и номер паспорта, когда и кем паспорт выдан (для _____________________________________________________________________________

    индивидуального предпринимателя)

    просит Вас передать в аренду ___________________________________________________

    (объект имущества,

    _____________________________________________________________________________

    его адрес)

    для использования под _________________________________________________________

    (цель аренды)

    на срок с «___»_____________20__ года по «___»_____________20__ года.Заявитель подтверждает, что отсутствует решение о ликвидации заявителя - юридического лица или наличие решения арбитражного суда о признании заявителя - юридического лица, индивидуального предпринимателя банкротом и об открытии конкурсного производства; отсутствует решение о приостановлении деятельности заявителя в порядке, предусмотренном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на день подачи заявления.Заявитель является субъектом малого и среднего предпринимательства (или организацией, образующей инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства), соответствует требованиям, установленным частями 3 и 5 статьи 14 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и представляет следующие сведения:

    - среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год __________;

    - выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога на добавленную стоимость за предшествующий календарный год _____________ или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год _________;

    - суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, иностранных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) заявителя _________, доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства _________.

    Договор аренды может быть заключен без проведения торгов и без предварительного согласия антимонопольного органа (или без проведения торгов и с предварительного согласия антимонопольного органа) на основании пункта __ Федерального закона от 26.07.2006 №135-ФЗ «О защите конкуренции» в связи с ________.

    Приложение: на _____ л., в _____ экз.Руководитель _____________________________________

    (для юридического лица) подпись (расшифровка подписи)

    М.П.Ф.И.О. индивидуального предпринимателя _________________

    подпись

    «___» ______________ 20__ г.

    Приложение к заявлению

    СОГЛАСИЕ

    на обработку персональных данных

    Заявитель: ______________________________________________________________________

    (фамилия, имя, отчество)

    Дата рождения: __________________________________________________________________

    (число, месяц, год)

    Документ, удостоверяющий личность:_______________________________________________

    ________________________________________________________________________________

    (наименование, серия и номер документа, кем и когда выдан)

    Адрес постоянного места жительства:_______________________________________________ ________________________________________________________________________________Представитель заявителя*: ________________________________________________________

    (фамилия, имя, отчество)

    Дата рождения: __________________________________________________________________

    (число, месяц, год)

    Документ, удостоверяющий личность:_______________________________________________

    ________________________________________________________________________________

    (наименование, серия и номер документа, кем и когда выдан)

    Доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия представителя: _________

    ________________________________________________________________________________

    (наименование, серия и номер документа, кем и когда выдан)

    Адрес постоянного места жительства:_______________________________________________ ________________________________________________________________________________

    В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даем согласие оператору: Администрации ЗАТО пос. Видяево, расположенной по адресу: Мурманская область, н.п. Видяево, ул. Центральная, д.8, а также лицу, которое будет осуществлять обработку персональных данных по поручению оператора: Муниципальному бюджетному учреждению «Управление муниципальной собственностью (служба заказчика)» ЗАТО Видяево, расположенному по адресу: Мурманская область, н.п. Видяево, ул. Заречная, д. 15, на обработку персональных данных, указанных в настоящем заявлении и прилагаемых документах, а именно, любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, с целью получения муниципальной услуги «Предоставление в аренду объектов муниципального имущества».

    Об ответственности за достоверность предоставленных сведений предупрежден (предупреждена).

    Настоящее согласие действует на период до истечения сроков хранения соответствующей информации или документов, содержащих указанную информацию, определяемых в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Настоящее согласие может быть отозвано путем направления оператору уведомления в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью.

    «___» __________20___ года _______________ _______________

    (подпись) (ФИО)

    * при получении согласия от представителя заявителя

    -------------------------------------------------------------------------------------------------------Расписка-уведомление

    Заявление и др. документы гр.____________________________________принял.

    Регистрационный номер заявления Дата приема заявления Подпись специалиста, принявшего документы Расшифровка подписи

    Бланк заявления № 2

    Образец заявления о предоставлении в аренду объекта муниципального имущества, не включенного в Перечень

    На бланке организации

    Дата, исх. номер

    (для юридического лица)

    Главе администрации ЗАТО Видяево

    ___________________________________

    (фамилия, имя, отчество (при наличии))

    от __________________________________

    (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического

    лица, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя юридического лица)

    ________________________________________________

    (наименование юридического лица)

    Почтовый адрес: ___________________

    __________________________________

    ЗАЯВЛЕНИЕ_____________________________________________________________________________

    (Наименование заявителя в соответствии с учредительными документами

    _____________________________________________________________________________

    (для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя -фамилия, имя, отчество),

    _____________________________________________________________________________

    юридический, почтовый адрес, контактный телефон,

    _____________________________________________________________________________

    ИНН (для юридического лица и индивидуального предпринимателя), КПП (для юридического лица),

    _____________________________________________________________________________

    паспортные данные: серия и номер паспорта, когда и кем паспорт выдан (для физического лица

    _____________________________________________________________________________

    и индивидуального предпринимателя)

    просит Вас передать в аренду ___________________________________________________

    (объект имущества,

    _____________________________________________________________________________

    его адрес)

    для использования под _________________________________________________________

    (цель аренды)

    на срок с «___»_____________20__ года по «___»_____________20__ года.Заявитель подтверждает, что отсутствует решение о ликвидации заявителя - юридического лица или наличие решения арбитражного суда о признании заявителя - юридического лица, индивидуального предпринимателя банкротом и об открытии конкурсного производства; отсутствует решение о приостановлении деятельности заявителя в порядке, предусмотренном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на день подачи заявления.Заявитель является / не является(нужное подчеркнуть)субъектом малого и среднего предпринимательства (или организацией, образующей инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства), соответствует требованиям, установленным частями 3 и 5 статьи 14 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».Договор аренды может быть заключен без проведения торгов и без предварительного согласия антимонопольного органа (или без проведения торгов и с предварительного согласия антимонопольного органа) на основании пункта __ Федерального закона от 26.07.2006 №135-ФЗ «О защите конкуренции» в связи с ________.

    Приложение: на _____ л., в _____ экз.Руководитель _____________________________________

    (для юридического лица) подпись (расшифровка подписи)

    М.П.Ф.И.О. индивидуального предпринимателя _________________

    (физического лица) подпись

    «___» ________ 20__ г.

    Приложение к заявлению

    СОГЛАСИЕ

    на обработку персональных данных

    Заявитель: ____________________________________________________________________

    (фамилия, имя, отчество)

    Дата рождения: ________________________________________________________________

    (число, месяц, год)

    Документ, удостоверяющий личность:____________________________________________

    _____________________________________________________________________________

    (наименование, серия и номер документа, кем и когда выдан)

    Адрес постоянного места жительства:_____________________________________________

    _____________________________________________________________________________

    Представитель заявителя*: ______________________________________________________

    (фамилия, имя, отчество)

    Дата рождения: ________________________________________________________________

    (число, месяц, год)

    Документ, удостоверяющий личность:____________________________________________

    _____________________________________________________________________________

    (наименование, серия и номер документа, кем и когда выдан)

    Доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия представителя: ______

    _____________________________________________________________________________

    (наименование, серия и номер документа, кем и когда выдан)

    Адрес постоянного места жительства:_____________________________________________ _____________________________________________________________________________

    В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даем согласие оператору: Администрации ЗАТО пос. Видяево, расположенной по адресу: Мурманская область, н.п. Видяево, ул. Центральная, д.8, а также лицу, которое будет осуществлять обработку персональных данных по поручению оператора: Муниципальному бюджетному учреждению «Управление муниципальной собственностью (служба заказчика)» ЗАТО Видяево, расположенному по адресу: Мурманская область, н.п. Видяево, ул. Заречная, д. 15, на обработку персональных данных, указанных в настоящем заявлении и прилагаемых документах, а именно, любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, с целью получения муниципальной услуги «Предоставление в аренду объектов муниципального имущества».

    Об ответственности за достоверность предоставленных сведений предупрежден (предупреждена).

    Настоящее согласие действует на период до истечения сроков хранения соответствующей информации или документов, содержащих указанную информацию, определяемых в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Настоящее согласие может быть отозвано путем направления оператору уведомления в письменной форме на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью.

    «___» __________20___ года _______________ _______________

    (подпись) (ФИО)

    * при получении согласия от представителя заявителя

    ----------------------------------------------------------------------------------------------------

    Расписка-уведомление

    Заявление и др. документы гр.____________________________________принял.

    Регистрационный номер заявления Дата приема заявления Подпись специалиста, принявшего документы Расшифровка подписи

    filling-form.ru

    Деловое письмо | Образец - бланк - форма

    Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

    Бланк

    Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

    Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

    Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

    Поля

    Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

    Регистрационный номер

    Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

    Пример:

    Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

    Шапка письма

    Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

    Пример:

    Генеральному директоруООО «Рассвет»Милославскому П.Н.

    Уважаемый Павел Николаевич!

    Шрифт

    Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

    К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

    Нумерация листов

    Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

    Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

    Информация об исполнителе

    Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

    Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

    Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

    Приложения

    Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

    Пример:

    К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;2. счёт-фактуры.

    С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

    blanker.ru

    Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения

    Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

    Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

    Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

    Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

    Для чего нужен?

    Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

    Виды журнала: их преимущества и недостатки

    Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

    В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

    Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

    Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.

    Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

    Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

    К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

    Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

    Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

    Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

    Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

    Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

    Документы, не подлежащие обязательной регистрации

    Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

    Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

    Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

    1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
    2. Прессу и периодику.
    3. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
    4. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
    5. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
    6. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
    7. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

    Кто ведет?

    Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

    Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

    Оформление

    Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

    На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

    Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.

    Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

    Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

    Основные графы

    Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

    Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

    При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

    Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

    Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

    В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

    Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

    Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

    Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

    Дополнительные графы

    В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

    В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

    В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

    Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

    В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

    Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

    Правила заполнения

    Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

    1. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
    2. Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
    3. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
    4. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

    Особенности ведения

    В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.

    В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

    Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.

    Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

    В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

    Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.

    Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

    Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 (495) 212-90-15 (Москва)+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!

    101million.com

    исходящий документ - это... Что такое исходящий документ?

     исходящий документ

        делопр.

        документ, отправленный из учреждения

    Краткий словарь терминов из области делопроизводства. - Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, — (Серия «Высшее образование»).. М.В. Кирсанова . 2003.

    Смотреть что такое "исходящий документ" в других словарях:

    paperwork.academic.ru