Razmut - резюме для размученых, вакансии для исполнения мечты! Офис менеджмент


Содержание

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова»

ФАКУЛЬТЕТ ПРИКЛАДНОЙ БАКАЛАВРИАТ

Кафедра информационных технологий

Контрольная работа

по дисциплине «Управление офисом»

Тема «Службы офиса, их задачи и функции»

Выполнил – Студент III курса

Заочного отделения

ФПБ 34 группа

Королев Андрей Павлович

Проверил:

К.э.н., ст.преподователь

Мангушева Ляйля Сайяровна

Москва 2015

Введение 3

Офис – как неотъемлемая часть организации 5

Основные функции офиса 8

Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера 13

Заключение 17

Список литературы 18

Введение

Управление офисом – составная часть менеджмента, отражающая его новые направления, связанные с изучением проблем ведения современного бизнеса и организации в нем управленческих процессов.

Офис – особый вид организаций, оказывающих различные услуги в сфере управления и других сферах.

Процесс управления офисом представляет собой комплекс разнообразных операций, выполняемых в определённой последовательности и обеспечивающих реализацию основных функций управления предприятием. Этот процесс определённо базируется на операциях, имеющих в своей основе организационно-административный, аналитико-конструктивный и информационно-технический характер.

Организационно-административная деятельность предполагает служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные и контрольно-оценочные действия, свойственные, как правило, труду руководителя.

Аналитико-административная деятельность лежит в основе процесса подготовки и принятия решений и составляет содержание труда специалистов офиса.

Информационно-техническая деятельность составляет документационные, учётные, счётные, вычислительные и коммуникационно - технические операции, выполняемые техническими исполнителями..

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы.

Таким образом цель данной работы заключается в исследовании службы офиса, их задач и функций.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:

Объектом работы является офис. В качестве предмета работы выступил процесс управления офисом.

Теоретической основой исследования послужили труды известных зарубежных и отечественных ученых.

Офис – как неотъемлемая часть организации

В переводе с английского слово office означает:

1. служба, место, должность, пост;

2. нахождение у власти, на посту;

3. ведомство вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение;

4. отдел, бюро, управление как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции;

5. контора, канцелярия;

6. служебное помещение, кабинет;

7. служащие;

8. обязанность, долг, функция;

9. сведения;

10. служба при доме при офисе.

Менеджмент management можно перевести не только как классическое управление, заведование, но и следующим образом:

1. правление, дирекция, администрация в качестве органа коллегиального управления предприятием;

2. умение справляться с работой;

3. бережное, чуткое отношение к людям в данном случае - к персоналу1.

Менеджер - manager – это:

1. управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;

2. управляющий имуществом;

3. в некоторых случаях - лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер - office-manager - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия но не структурного подразделения вообще.

Образно говоря, офис-менеджер - это хозяин офиса, начальник штаба, первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия организации, учреждения . 6 Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности.

Руководитель офиса относится к категории основного состава руководителей организации (предприятия). Он подчиняется непосредственно руководителю организации (предприятия) и го статус равен статусу его первых заместителей. Основными его задачами являются руководство и контроль финансово-хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации2.

Работа руководителя офиса регламентируется (в зависимости от масштабов деятельности) уставом, положением или должностной инструкцией.

На должность руководителя офиса назначается лицо, отвечающее установленным квалификационным требованиям. Эту должность предпочтительно занимает лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы и стажем работы на руководящих должностях в коммерческих структурах.

Руководитель офиса в пределах своих функций имеет следующие должностные обязанности:

Содержание труда руководителя офиса:

По данным обследований, продолжительность рабочей недели руководителя офиса может составлять от 60 до 80 (и более) часов, при этом его рабочее время распределяется следующим образом: запланированные заседания и встречи - 59%, незапланированные встречи - 10, работа с документами - 22, телефонные переговоры - 6, поездки и др. - 3%.

В процессе труда руководителя офиса особое и важное место занимает работа с информацией.

Приоритетные требования к руководителю офиса:

Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются - тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих планирование, организация, контроль, учёт и т.д., непосредственное личное взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции - промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.

Также офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.

studfiles.net

Должностные бязанности офис менеджера: основные требования

Добрый день, уважаемые гости блога! Если вы находитесь в поисках работы и не знаете, кем устроиться, возможно, вам подойдет вариант офис-менеджера.

Такая специальность предполагает обеспечение бесперебойной работы офиса и контроль за всеми его процессами. Предлагаю вам получше узнать, какие существуют обязанности офис менеджера и что необходимо знать при устройстве на работу.

Офис менеджер: кто это такой?

Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.

Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.

Обязанности офис-менеджера

Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.

Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:

  1. Проверка офисного оборудования на предмет готовности к работе и их исправности. Проверка санитарных условий работы в помещениях и контроль соблюдения норм безопасности.
  2. Обеспечение сотрудников расходными материалами, канцтоварами и распределение их в офисе.
  3. Контроль за порядком и чистотой в офисе.

Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.

При этом предусмотрены такие обязанности:

  1. Прием корреспонденции и дальнейшая ее передача в структурные подразделения.
  2. Прием документов и личных заявлений для подписи руководителя.
  3. Подготовка материалов и документов для работы руководителя.
  4. Обеспечение рабочего места необходимыми средствами канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы.
  5. Контроль за правильностью оформления поступивших проектов и обеспечение их редактирование.
  6. Организация телефонных переговоров руководителя.
  7. Составление запросов, писем и других документов по просьбе руководителя.
  8. Оформление приказов.
  9. Перед совещанием проводится подготовительная работа.

Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.

Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.

Требования к кандидатам

Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:

Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.

Личные качества офис – менеджера

Иногда требуется для резюме указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.

Так как многие поручения требуют оперативного выполнения, то можно указать расторопность, пунктуальность и исполнительность. Большое значение имеет хорошая память и умение концентрироваться.Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным. Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.Важны знания деловой этики, так как, возможно, придется участвовать в корпоративных встречах и ведении деловых переговоров.

Необходимые навыки

Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой. Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.

Необходимым навыком станет и владение иностранным языком.

Нюансы работы

Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.

Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.

Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.

Где учат профессии?

Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.

Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.

Какие права у офис-менеджера?

У офис – менеджера есть и некоторые права.

Вот они:

  1. Ознакомление с новыми положениями, которые имеют отношение к работе.
  2. Возможность внести предложения по улучшению производственного процесса.
  3. Право требовать от руководства исполнения и организации надлежащих условий труда.

Прежде чем отправиться на собеседование взвесьте все плюсы и минусы данной должности. В некоторых компаниях такая должность – это замечательный способ сделать карьеру, так как предлагают и продвижение в дальнейшем.

А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.

Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.

Если это так, поделитесь ими с вашими друзьями. Если есть желание что – то добавить, напишите обязательно в комментариях.

На сегодня все, пока-пока и до встречи!

30-plus.ru

необходимые навыки и обязанности :: SYL.ru

В современном обществе появилось много новых профессий, о которых еще несколько десятков лет назад даже и не слышали. Но новшества постепенно и верно входят в нашу жизнь, и вчерашние школьники задумываются о вечном вопросе «кем быть». Девушек особо привлекает профессия «офис-менеджер». Что собой представляет эта работа, и какие навыки необходимо иметь, рассмотрим в данной статье.

Что за менеджер такой

Из названия понятно, что должность «офис-менеджер» связана с нахождением в кабинете и управление текущими делами предприятия. Сотрудник имеет дело с документацией, различной информацией и посетителями.

В основном обязанности офис-менеджера связаны с документами. Всем понятно, что приказы, справки и другие бумаги должны быть правильно оформлены, зарегистрированы и соответствующе храниться.

К тому же любое предприятие всегда посещают клиенты, заказчики или партнеры, и их необходимо грамотно распределить, чтобы люди попали к нужному им человеку. Всю поступающую извне информацию также принимает офис-менеджер, обязанности которого – правильно распределить данные по подразделениям.

С приходящими в организацию людьми первым общается также работник данной профессии. И порой именно этого контакта бывает достаточно, и не нужно отвлекать вышестоящих по должности людей. Офис-менеджер может дать нужную посетителю информацию или какой-либо документ. Если же нужен контакт с другими людьми, определяет удобное для всех время приема.

Непосредственные обязанности

Итак, мы разобрались, кто такой офис-менеджер. Обязанности:

  1. Работа с входящей и исходящей документацией. Систематизируя все поступающие письма (как электронные, так обычные), может давать необходимые ответы. Если это компетенция других лиц, передает в соответствующие службы.
  2. Является связующим звеном между посетителями и начальством. Регистрирует посетителей, записывает на прием, помогает с решением первичных вопросов.
  3. Все телефонные звонки и факсы также поступают сперва к офис-менеджеру.
  4. Подготавливает необходимые документы, такие, как приказы, постановления, выписки.
  5. Собирает нужную информацию и составляет по ней отчеты, готовит аналитические сводки.
  6. Подготовка к совещаниям и конференциям также входит в круг его обязанностей.
  7. Ответственен за оснащенность офиса всеми необходимыми принадлежностями. Соответственно, ведет плановый учет наличия и потребностей в материальных ценностях. Участвует в закупке и принятии материальных ценностей.

Офис-менеджер, обязанности которого очень разносторонние, является, по сути, «хозяином» офиса. Много дел лежит на его плечах, и вся работа учреждения может сорваться без правильного и грамотного руководства.

Как занять вакантное место?

Чтобы устроиться на работу, первым делом нужно рассказать и показать работодателю, кто вы такой. Для этого используются всевозможные анкеты и резюме.

Резюме офис-менеджера, как и другого офисного сотрудника, должно содержать базовые пункты, на которые обращают внимание.

Основные пункты резюме

  1. Ф.И.О.
  2. Контактные данные.
  3. Образование.
  4. Опыт работы и достижения.
  5. Личностные качества.

К основным пунктам желательно добавить что-то от себя. Следует постараться заинтересовать потенциального работодателя с тем, чтобы из общей массы он выбрал именно вас.

Хотя сама по себе может показаться скучной такая работа, офис-менеджер не погрязнет в рутине. От человека на данной должности ждут креатива и самодостаточности, поэтому и на соответствующее резюме сразу обратят внимание.

Оригинально представляем себя

Какое необходимо образование

Для того чтобы получить работу офис-менеджера, лучше всего иметь высшее экономическое образование. Но даже если у вас за плечами не экономический вуз, а должность привлекает, можно пройти обучение на специальных курсах. В любом случае высшее образование всегда ценится работодателем больше, чем среднее, пусть и не экономическое.

Также многие компании предъявляют требования к знаниям языков. При этом важно как свободное общение, так и чтение бумаг, их перевод.

Естественно, офис-менеджер обязан разбираться в оргтехнике и прекрасно владеть компьютерными программами, необходимыми в работе.

Вследствие того, что должностная офис-менеджера требует подготовки и составления различной документации, необходимы начальные знания юриспруденции.

А если у вас за плечами курсы по психологии, то это только прибавит шансов в трудоустройстве. Ведь сотрудник на данной должности очень много общается и призван решать многие спорные ситуации и конфликты.

Секретарь или офис-менеджер: в чем разница

После работы в должности «секретарь» офис-менеджер может стать продолжением карьеры. В чем разница и каковы отличия работы этих двух людей? Давайте разберемся.

Вы секретарь, если:

Зачем тогда нужен офис-менеджер?

Это своего рода шаг на ступеньку выше по карьерной лестнице. Как правило, в больших организациях несколько руководителей и, соответственно, секретарей. Предполагается обширная работа. Офис-менеджер является главным над ними и координирует их действия.

Помимо того, он занимается координацией работы младшего обслуживающего персонала, такого, как разнорабочие, уборщицы. Если в компании всего несколько автомобилей, то и водители находятся в его подчинении.

На плечах офис-менеджера офисное оборудование: закупка, списание, заключение договоров на поставку.

www.syl.ru

Должностная инструкция офис-менеджера 2018 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2018 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

 

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

 

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

 

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

 

Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2018 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

 

hr-portal.info

Обязанности офис-менеджера

Частенько, особенно в маленьких организациях, офис-менеджером называют обычного секретаря. Звучит такая должность намного солиднее, а то, что обязанности офис-менеджера отличаются от секретарских (хотя у них, безусловно, много общего), редко кого волнует в этом случае.

Что входит в обязанности этого сотрудника? В первую очередь в обязанности офис-менеджера входит работа с документами. Сотрудник принимает поступившую корреспонденцию, регистрирует её, передаёт адресату, при необходимости отправляет в архив. Также он принимает заявления от других сотрудников, передаёт их на подпись генеральному директору, заверяет их печатью, после чего отдаёт обратно. В обязанности офис-менеджера входит работа с внутренней документацией: распечатка приказов и их оформление, хранение, отправка в архив и учёт, работа с исходящей корреспонденцией. При необходимости он должен уметь работать с любой оргтехникой: факсом, сканером, копировальным аппаратом, а также набирать и распечатывать документы. Подготовка помещения для проведения презентаций, ведение протокола заседаний, встреча и приём гостей и клиентов компании также входят в обязанности офис-менеджера.

Зачастую сотруднику приходится заниматься традиционными секретарскими обязанностями: распределением приглашённых компаньонов или руководителей в гостиницах, бронированием номера, авиабилетов и билетов на поезд. В зависимости от специфики фирмы, и сам офис-менеджер может являться представителем своей компании в деловых переговорах, а также выполнять часть обязанностей менеджера по персоналу: поиск новых сотрудников, создание стимулирующих и обучающих программ, оформление на работу. Иногда он занимается вопросами внедрения информационных технологий, разработкой новых программ.

Обязанности офис-менеджера предполагают знание:

  1. Законодательных актов и нормативов, которые регламентируют правовую, информационную, предпринимательскую деятельность компании.
  2. Основ менеджмента, маркетинга, предпринимательства и ведения бизнеса.
  3. Основ социологии, психологии, этики делового общения, работаты с персоналом и общественностью.
  4. Порядка составления деловых предложений, отчётов, планов, контрактов и соглашений.
  5. Основ управления, основ эргономики и охраны труда.

Помимо перечисленных задач, в обязанности офис-менеджера входит проведение инвентаризации в офисе и обеспечение необходимыми для работы расходными материалами (канцтоварами, бумагой и иными принадлежностями), которые требуются для работы сотрудников. Также он обязан вести учёт этих материалов, обеспечивать их выдачу, определять порядок получения, организовывать и отслеживать оплату за поставки. В обязанности офис-менеджера входит контроль за состоянием офисной техники, который включает в себя: оперативный вызов мастера для проведения ремонтных работ, своевременную замену расходных материалов (например, картриджей), при невозможности ремонта - замену офисной техники.

В зависимости от правил, принятых в фирме, и её размеров офис-менеджер либо сам принимает звонки и факсы, переадресовывает их нужному сотруднику, отправляет факсы и обзванивает клиентов и партнёров, либо контролирует работу секретарей, в том числе следит за культурой их речи. Также в должностные обязанности офис-менеджера входит контроль за санитарным состоянием самого офиса, организация планового ремонта, вызов технического персонала для устранения неисправностей (например, замена ламп или западающих выключателей).

В целом этот список может увеличиваться или сокращаться в зависимости от места работы. Поэтому необходимо ещё на стадии собеседования поинтересоваться, чем занимается офис-менеджер (должностные обязанности сотрудника в данной компании).

fb.ru

Офис-менеджер. Описание работы.

Эффективный офис-менеджер обеспечивает прочную основу для бизнеса. Они контролируют соблюдение рабочего персонала и обеспечивают, что бы бюджет и отчеты офиса  были эффективны в работе фирмы.

Читайте дальше, чтобы узнать о особенностях работы офис - менеджера ...

Офис-менеджер имеет широкий круг обязанностей для выполнения. Контроль за работой сотрудников управления  разработки и осуществления политики различных служб. Работа офис-менеджера зависит от организации,  в которой  он работает. Его общая ответственность заключается в обеспечении бесперебойной работы офиса. Есть много вакансий на должность офис-менеджера, так как все предприятия, и даже государственные учреждения работают (сотрудничают) с офиc-менеджерами для того, чтобы структура фирмы работала в надлежащем порядке.

 

Описание работы

Работа офис-менеджера варьируется в зависимости от бизнеса, который диктует ему фирма (корпорация) для его работы. Тем не менее, типичные функции сводятся к следующему:   

Наблюдательные обязанности: офис-менеджер назначает и регулирует технические и секретарские функции. Он делегирует обязанности между сотрудниками и гарантирует, что ни один сотрудник не будет лично перегружен работой. Если это так, то он либо распределяет работу между  различными сотрудниками,  либо подает заявку на менеджера по персоналу, об поисках новых сотрудников для выполнения в его отделе большего количества работы, которая выросла за счет эффективной работы самого офис-менеджера. Именно он видит, что персонал в своем кабинете работает нормально и не занимается своими делами. Он определяет, заработною плату и условия труда для остальных сотрудников отдела, которые  ниже его статусом имея меньше опыта .   Офис-менеджер оценивает и управляет производительность каждого сотрудника и играет решающую роль в их популяризации.  

Набор и обучение: Если есть необходимость в увеличении числа сотрудников, после первых собеседований, после менеджера по персоналам. Идет задача   офис-менеджера, который в своё   время проводит свои тесты (проверка на работоспособность)  на новых сотрудниках , которые конкурируют между собой на вакантное место. Это его ответственность по подготовке и ориентации новых сотрудников по кабинету политики, процедур и оборудования фирмы . Офис-менеджер разрабатывает учебные программы для работников и принимает меры для таких сессий, которые будут проводиться. Иногда он сам может принимать участие в проведении подготовки.  

Поддержание Управления, отчеты: Офис-менеджер это конструктор системы подачи и гарантии, того что система фирмы будет работать  в актуальном состоянии и будет конкурировать на рынке. Он устанавливает процедуры для ведения записей. Он утверждает, бюджетное управление и учет всех расходов. Он должен обеспечить, чтобы персонал был в актуальном состоянии и безопасности,  и что бы они соблюдали политику безопасности фирмы.    

Роль с руководством: Офис-менеджер проводит встречи с руководством, проводит обзоры результатов деятельности компании и персонала. Он предоставляет доклады и выступления, касающиеся финансов и работы офиса высшего звена. Он участвует в совещаниях, которые проводит руководство о политике организации, а также меры, которые она планирует принять для его стратегического развития.  

Другие обязанности

* Обеспечение того, чтобы был достаточный запас канцелярских принадлежностей и оборудования.   * Обновление политики безопасности и обеспечения того, чтобы они выполнялись. * Обработка жалоб клиентов и запросов. * Разрешения споров в офисе.  

Необходимые квалификация и навыки.

Требуется высшее образование, что бы  в бизнесе получить работу в качестве офис-менеджера.

Прохождение курсов  по учёту  и обработке данных в административных  управлениях  будет дополнительным преимуществом при поступлении на должность офис-менеджера.   

Офис-менеджер должен обеспечивать, чтобы вся политика  безопасности фирмы была доведена до персонала. В его обязанность входит  разрешать споры, которые могут возникнуть между сотрудниками.  Для того, чтобы делать все это, офис-менеджер должен быть хорошим коммуникатором  и принимать быстро решения. Он должен иметь хорошие навыки общения. Он должен быть многозадачным  и уверенным в управлении проектами. Знание службы пакетов программного обеспечения (Word, Excel, PowerPoint и т.д.)

Работа в административном управлении, отличный способ начать карьеру, особенно в деловом мире. Лидерские качества и способность к многозадачности такие  навыки, необходимые для хорошего менеджера. Опыт, который приобретен  во время его пребывания на посту офис-менеджера  помогает получить звание высших руководящих должностях.

С уважение команда  портала «Работа на Размуте» 2010г.»

вакансии офис-менеджеров  в Москве и Киеве.

Razmut ©

www.razmut.ru

Офис-менеджер. Должностные обязанности

В должности "Офис-менеджер" большинство работодателей видят работника, выполняющего довольно широкий круг обязанностей. Цель введения в штатное расписание этой единицы - обеспечение бесперебойной работы офиса или даже нескольких служб, отвечающих за это. Если нужен не обычный секретарь, отвечающий на звонки, принимающий почту и посетителей, то, конечно, офис-менеджер - это руководитель, так как данному работнику необходимы определенные полномочия и власть. Без этого он не сможет эффективно выполнять возложенные на него обязанности.

В рамках своей основной задачи, перечень обязанностей, которые должен выполнять офис-менеджер, должен охватывать, как минимум пять направлений. При этом следует понимать, что офис - это не помещение, где сидит начальник, а место, где еще выполняются административно-управленческие функции. И значит, их качество и сроки выполнения будут зависеть от того, как будет построена работа офис-менеджера. 

Управленческие обязанности. В них входит планирование работы офиса, организация его структуры, руководство служащими, внедрение корпоративной культуры, разработка политики общения с контрагентами и контроль за ее соблюдением.

Административные функции. Они охватывают организацию делопроизводства, налаживание взаимоотношений между службами, распределение офисных площадей между сотрудниками.

Хозяйственные обязанности. Офис-менеджер должен организовывать приобретение офисной техники, канцелярии, расходных материалов, хозяйственного инвентаря. Кроме того, он должен обеспечить уборку офисных помещений, техническое обслуживание оргтехники, своевременную уплату коммунальных платежей, арендной платы и т.п.

Контрольные обязанности. Это направление деятельности включает в себя проведение аудитов, ревизий, инвентаризации материальных ценностей, документации.

Отчетные. В них входит подготовка отчетной документации (информации) для руководителя.

В зависимости от размера организации этот сотрудник может быть отдельным исполнителем, наделенным руководящими полномочиями (для небольших фирм), а может возглавлять целую службу. При этом руководителю организации следует понимать, что желание универсализации сотрудников, вменение в их обязанности вещей, лежащих в компетенции других служб, не всегда оправдано. Например, не стоит загружать подобного работника бухгалтерией, управлением персоналом и т.п. Подобное смешивание обычно негативно сказывается на качестве работы. Причина этого лежит в том, что данные обязанности гораздо шире, чем обязанности по обеспечению работы офиса, они пронизывают всю организацию в целом. Поэтому, составляя резюме, офис-менеджер должен делать акцент на опыте работы и навыках по приведенным выше пяти направлениям деятельности, а не размазывать их на слишком широкий круг обязанностей зачастую, не связанных с обеспечением работы офиса. При этом работодатель, ищущий квалифицированного сотрудника в этой сфере, не должен забывать, для чего ему этот работник нужен, и не выдвигать избыточных, не относящихся к основной функции требований.

fb.ru