Оформление приложений к письму: все тонкости и нюансы. Письмо с приложениями правильное оформление


Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма

Оформление делового письма

Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003.

Образцы деловых писем>>

Правила написания деловых писем

  1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.
  2. Официальный бланк письма>>

    Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

  3. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,
  4. Генеральному директору ООО «Конфети»Меньшову А. И.

    то далее идет обращение:

    Уважаемый Александр Иванович!

    Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

    В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…

    или

    ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  5. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Структура делового письма:

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений делаем после текста письма:

Приложение: 1. Отчет на 4 л. в 1 экз.2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

Петров Иван Васильевич200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Генеральному директору ООО «Креон»Маркину А. Ю.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич200-23-23

Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

Как написать деловое письмо на английском языке>>

www.docdelo.ru

Оформление приложений к документам | Статьи

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Оформление приложений к документам по всем правилам

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

  1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:

Приложение: в 1 экз.

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

или если документ-приложение не назван в тексте:

Приложение: Каталог запасных частей к стиральным машинам Samsung в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, а только первому (основному) адресату, отметку о приложении оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам

Как уже было сказано, на практике возникают ситуации, оформление которых не предусмотрено Стандартом. Рассмотрим их.

1. В качестве приложений к сопроводительному письму могут пересылаться документы на бумажном носителе и на электронных носителях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах). В этом случае отметка о наличии приложений может быть оформлена следующим образом:

Приложение: 1. Проект договора поставки электротехнической продукции на 3 л. в 1 экз.
2. То же на компакт-диске в 1 экз.

Поскольку количество листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывают для контроля комплектности документов при их отправке и получении, при пересылке документов на электронных носителях достаточно указать количество самих носителей.

Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:

Приложение: Проект договора поставки электротехнической продукции на компакт-диске в 1 экз.

2. Особым образом оформляется отметка о приложении при пересылке конфиденциальных документов (документов, содержащих служебную тайну с грифом “Для служебного пользования”, коммерческую тайну с грифом “Коммерческая тайна” либо иную конфиденциальную информацию с грифами “Конфиденциально” или “Строго конфиденциально” или иными).

Хотя нормативными правовыми актами не установлено особого порядка оформления сопроводительных писем и отметки о наличии приложения при пересылке конфиденциальных документов, на практике такие правила сложились. Эти правила закрепляются в локальных нормативных актах (правилах, положениях, инструкциях), которыми в организациях регламентируются вопросы конфиденциального делопроизводства.

В соответствии с этими правилами при пересылке конфиденциальных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложения дополнительно указывается номер документа-приложения (имеется в виду регистрационный номер документа) и гриф ограничения доступа к документу, например:

Приложение: Экспертное заключение о готовности инфраструктуры к разработке месторождений нефти на шельфе Баренцева моря № 24/1 КТ, коммерческая тайна, на 25 л. в 1 экз.

Отметка о приложении, когда документ и приложение связаны содержанием

Рассмотрим оформление приложений в случаях, когда основной документ и приложение связаны содержанием. Такого рода приложения могут иметь самые разные документы: распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), любые виды договоров, особенно гражданско-правовых, различные акты (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планы, программы, отчеты и др.

Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.

Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение. Приведем в качестве примера текст распорядительного документа.

Оформление с одним приложением

Оформление с несколькими приложениями

Соответственно, на каждом приложении к основному документу оформляется отметка о приложении по форме, установленной ГОСТ Р 6.30-2003:

Приложение 2 к приказу Росархива от 15.03.201 1 №35

Слово “приложение” может печататься прописными буквами со знаком № , допускается также центрировать строки реквизита относительно самой длинной строки:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 15 апреля 201 1 г. № 133

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам, например на приложении к договору:

Приложение № 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 05 июля 2011 г. №38/93

Если приложением к документу является документ, утверждаемый распорядительным документом (например, приказом), то наряду с отметкой о приложении на утверждаемом документе-приложении должен быть еще и гриф утверждения. Поскольку гриф утверждения также содержит ссылку на основной документ (например, приказ), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусмотрено следующее.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 12.11.2009 №125

То есть в данном случае чтобы не повторять ссылку на распорядительный документ (приказ) в отметке о приложении и в грифе утверждения, дата и номер распорядительного документа приводятся один раз – в грифе утверждения.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

www.sekretariat.ru

Оформление приложений к письму: все тонкости и нюансы | Статьи

Оформление приложений к письму требуется в случае необходимости отправки с ним дополнительных документов. Это необходимо для того, чтобы адресат получил всю отправляемую ему информацию в полном объеме и при необходимости быстро дал ответ.

Приложения имеют многие управленческие документы и, конечно же, сопроводительные письма. Причем приложением может быть как отдельный документ, так и его часть. В нашей статье мы разберемся с правилами оформления приложений к письму, ведь это не настолько просто, как может показаться.

Из этой статьи вы узнаете:

Основные правила оформления приложений к письму

Оформление приложений к письму – это прямая обязанность секретаря руководителя, кадрового инспектора или делопроизводителя. Их опыт, навыки и профессионализм обеспечивают быстрый и качественный обмен информацией как внутри компании, так и с партнерами или контролирующими органами.

На сегодняшний день действующий в нашей стране ГОСТ Р.6.30-2003 и Типовая инструкция по делопроизводству предусматривают два варианта подобных оформлений, а именно:

В нашей статье мы рассмотрим ситуации с сопроводительным письмом, так как в правилах их оформления есть много нюансов, о которых необходимо знать каждому практикующему делопроизводителю.

Оформление приложений к письму, нуждающемуся в почтовой пересылке

Особое значение правильному оформлению придается в случае необходимости отправки сопроводительного письма по почте. Правильность действий делопроизводителя гарантирует не только то, что письмо дойдет до адресата, но и то, что оно будет принято к сведению и на него будет получен ответ. Дело в том, что почтовой пересылке подлежат, как правило, либо полностью оформленные документы, либо их проекты, поэтому ставить на них отметки – нельзя. Поэтому и возникает необходимость в сопроводительном письме, в котором и будет содержаться этот обязательный реквизит подобного рода отправлений. Правила их оформления регламентируются ГОСТ Р.6.30-2003. Им будет посвящен наш следующий раздел.

Оформление приложений к письму согласно ГОСТ Р.6.30-2003

ГОСТ Р.6.30-2003» предусматривает несколько вариантов оформления прилагаемых к письму документов:

              «Приложение:

1. Копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;

2. Свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.»

Мы перечислили разные варианты порядка оформления прилагаемых документов к письму, действующие в стандартных ситуациях. О том, как делопроизводителю действовать в нестандартных ситуациях, расскажет наш следующий раздел.

Рекомендуем материалы по теме:

Нестандартное оформление приложений к письму

Нельзя исключить ситуации, когда оформление прилагаемых документов требуется, но оно не подходит не под один стандарт. К примеру, сопроводительным письмом сопровождается  информация, содержащаяся не только на бумажном носителе, а, к примеру, на диске или флешке. В этом случае отметка должна выглядеть так:

«Приложение:

  1. Проект контракта на поставку угля на 4 л. в 1 экз.
  2. То же на флеш карте в 1 экз.».

Бывают случаи, когда требуется пересылка документов с ограниченным доступом к их содержанию. Единая инструкция для таких случаев на сегодняшний день пока еще не разработана. Поэтому правила оформления отметок об их наличии содержатся в используемых на предприятии внутренних нормативах. Обычно в отметке о прилагаемом документе дополнительно указывается гриф ограничения доступа. Выглядит это так:

«Приложение: Маркетинговое исследование рынка автозапчастей на а/м МАЗ №85-1 КТ, коммерческая тайна, на 15 л. в 1 экз.»

Все эти нюансы должен знать опытный делопроизводитель.

 

Общие правила оформления приложений к письму

Теперь приведем общие правила оформления сопроводительных писем, которые в делопроизводстве компании следует неукоснительно соблюдать:

Неукоснительное соблюдение всех вышеперечисленных правил гарантирует вам полный порядок в делопроизводстве, четкую доставку отправляемых писем адресату и полную сохранность пересылаемой документации.

www.sekretariat.ru

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письмаПисьмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:

Генеральному директоруОАО «Горящий фитиль»В.А. Великолукскому

или

ОАО «Горящий фитиль»Юридический отдел

с почтовым адресом

ОАО «Горящий фитиль»ул. Трудная, д. 45,г. Орел, 385001

физическому лицу

Тундрикову Г.П.ул. Легкая, д. 127, кв. 365,г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письмаПосле подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письмаРегистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запросаПри подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письмаЕсли текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Приложение: 1. Договор об оказании услуг на 3 л. в 2 экз. 2. Прайс-лист оказываемых услуг на 5 л. в 1 экз.

Оформление реквизита «подпись» служебного письмаВ состав подписи включаются  наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:

Директор ООО «Канитель»            Место личной подписи       И.О. Фамилия

или

И.о. директора ООО «Канитель»   Место личной подписи       И.О. Другая-Фамилия

Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось. 

 Оформление реквизита «отметка об исполнителе»Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:

Толстопятов Иван Петрович234-22-22

На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 91 комментарий

delo-ved.ru

Как писать важные письма по ГОСТу

Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях.

Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.

Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.

1. Оформление реквизитов

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Ещё ниже по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным.

Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений. Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.

«ВАСИЛЁК»

Общество с ограниченной ответственностью

Васильковая ул. д. 22, Москва, 117393

Тел /факс (495) 788-78-78

e-mail: mail@vasilek.ru; http://www.vasilek.ru

ОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887

______________ № 08

Ha № 08 от 18.08.2018

Губернатору

Тмутараканской области

Господину Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

2. Вступление

В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу Вас...», «В настоящее время...» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

3. Основной текст

Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

  1. Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
  2. Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
  3. Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
  4. Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
  5. Почему вы это делаете?
  6. Какой результат вы хотите получить?
  7. На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?
После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.

Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.

Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.

Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

4. Заключение

В Заключении письма подводятся итоги написанного, пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».

Деловое письмо традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой «Искренне Ваш,…».

Например:Искренне Ваш,

Директор (подпись) И.И. Васильков

Должность, подпись, потом — инициалы, имя и отчество, и затем фамилия. Подпись ставится собственноручно.

Если документ оформлен не на фирменном бланке, в наименование должности включается название организации.

С уважением,

Директор

ООО «Василёк» (подпись) И.И. Васильков

5. Постскриптум

Если в письме указывается контактное лицо (Ф.И.О.), то укажите его номер телефона и e-mail. Контактным лицом может быть секретарь или заместитель директора, который в курсе переписки. Не забывайте вместе с номером телефона указывать и код города.

Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.

Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.

В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или... (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).

На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение №1

к письму ООО «Василек»от 18.08.2018 № 08 

6. Шрифт документа

В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.

Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.

7. Формат документа

Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.

Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.

Но знайте, что всё хорошо в меру.

Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.

Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм — левое;10 мм — правое;20 мм — верхнее;20 мм — нижнее.

Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?

После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям. Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.

Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?

Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.

Пишите письма!

Статья написана по заказу редакции

delovoymir.biz

Приложения в письмах

Письма, поступающие в организацию, могут быть абсолютно разными: начиная от рекламных буклетов и заканчивая распорядительной документацией и договорами. При этом абсолютно любое письмо может иметь приложения. О том, как оформляются приложения к письму и какими они бывают, мы расскажем в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

Зачастую многие сотрудники компаний при необходимости оформить приложения к письму испытывают затруднения. Связано это в основном с непониманием отличий между самим письмом и материалами, которые служат в качестве приложений. Большинство неопытных секретарей считают текст приложенных документов самим текстом письма, однако это не совсем правильно, поэтому мы рассмотрим, как следует оформлять приложения к письму.

Виды приложений в письме

Прежде чем приступить к оформительной части приложений, давайте рассмотрим, с какими приложениями в письмах чаще всего приходится сталкиваться секретарю.

Приложения к договорам. К примеру, если вы планируете заключить договор с новым клиентом или партнером компании, то основным документом в письме будет являться сам договор. При этом многие компании предпочитают вместе с договором отправлять документы справочного характера, например, прайс-лист на услуги, способы оплаты, контакты организации и т.д.

Читайте по теме в электронном журнале

Приложения в приглашениях. При оформлении письма-приглашения на какое-либо мероприятие во многих случаях рекомендуется прикреплять в качестве приложения схему проезда к месту проведения события. Также в качестве приложения к письму в данном случае может служить программа мероприятия. Отметим, что приглашение на заседание должно содержать такое приложение, как программа совещания. В нем должны быть подробно указаны вопросы, которые будут рассмотрены на совещании, список присутствующих, время и место проведения.

Пакеты документов. Очень распространены случаи, когда в кадровую или бухгалтерскую службу организации требуется отправить определенные документы. В данном случае их необходимо оформить как приложения к сопроводительному письму, в котором перечисляются все приложенные документы (их копии), количество экземпляров и листов.

Как хранить приложения к приказам?

Проектно-сметная документация. Если темой переписки является вопрос об утверждении или изменении проектно-сметной документации, то сама она будет являться приложением в письме.

Оформление приложений

Главные требования при оформлении приложений: наличие отметки на главном документе о наличии приложения и само оформление приложения. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов. Выглядит данная отметка следующим образом.

«Приложение:

1. копия Устава предприятия на 6 л. в 1 экз;

2. свидетельство о государственной регистрации предприятия на 1 л в 1 экз.».

Как правильно подшивать документы по папкам?

Необходимо понимать, что прилагаемый документ также может содержать приложение (получается своего рода матрешка). В таком случае, в отметке после наименования приложенного документа необходимо указать, что к нему имеется приложение и общее количество листов. Например: «Приложение: письмо Роспотребнадзора от 21.11.2010 №03/7-415 с приложением к нему, всего на 2 л.».

Также существуют случаи, когда в отметке не указывается наименование документа. Такая мера применяется в том случае, когда в основном тексте письма указано наименование приложенного документа.

 

Нумерация листов приложения проводится по порядку, начиная со второго после основного документа (на первом листе цифра не ставится). В случае, если приложения подшиты между собой или сброшюрованы, в отметке о приложении указывается только количество экземпляров (количество листов опускается).

Также возможны ситуации, когда выполняется рассылка одного и того же письма, но только одному из адресатов требуется вручить письмо с приложением. В таком случае в отметке необходимо указать, какому номеру из списка рассылки предназначается приложенный документ. Оформляется это так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. только первому получателю».

Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?

Хранение приложений

При формировании дел следует учитывать наличие приложений к письмам. Необходимо помнить, что все приложенные документы (копии) подшиваются в дело вместе с письмом в том же порядке. В описи дела указывается наличие приложений и количество их листов. 

www.sekretariat.ru

Как правильно зарегистрировать письмо с приложением? | Вопросы подписчиков

Со мной произошла следующая ситуация: получила письмо по почте, но не знаю, как правильно его зарегистрировать. Дело в том, что в письме написано: «В качестве приложения к данному письму отправляю Вам проект договора по электронной почте». Нужно ли распечатывать это письмо с проектом?

Действительно, такие ситуации правилами делопроизводства не предусмотрены, но никакие правила не в состоянии установить нормы на все случаи жизни, поэтому всегда нужно уметь находить выход из нестандартных ситуаций. В данном случае нужно исходить из того, что сопроводительное письмо нужно не само по себе, а для того, чтобы зафиксировать факт поступления того документа (документов), которые приложены к сопроводительному письму (в описанном случае приложения нет, оно отправлено по электронной почте).

Подробнее об оформлении приложений к документам мы написали в материале по ссылке.

Поэтому следует распечатать проект договора, поступивший по электронной почте, сделать на сопроводительном письме отметку о том, что проект договора поступил по электронной почте, зарегистрировать поступившее письмо и передать на рассмотрение руководителю или переслать сразу в структурное подразделение, которое занимается подготовкой данного договора.

Если у вас в организации имеется система электронного документооборота, проект договора можно не распечатывать, а после заведения электронной карточки на поступивший документ и регистрации письма присоединить к карточке файл с проектом договора.

Статья о входящей корреспонденции в 2017 году поможет вам не допускать ошибок в работе.

Поскольку сопроводительное письмо будет помещено в дело на хранение, в этом случае также нужно сделать на письме отметку о поступлении проекта договора в электронном виде.

Узнайте подробнее, о составлении рекомендательного письма

www.sekretariat.ru