Как правильно вести журнал регистрации накладных в бугалтерии. Журнал как вести


Журнал регистрации приказов: пример и образец заполнения

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Мнение эксперта

Озерова Марина

Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные дела

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

9 видов приказов, которые отражаются в журнале

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

  1. О назначении директора.
  2. Об образовании подразделения компании.
  3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
  4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
  5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
  6. Об учреждении правил трудового распорядка.
  7. О сокращении 1 или нескольких работников.
  8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
  9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Мнение эксперта

Озерова Марина

Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные дела

Полный список приказов по основным видам деятельности смотрите тут.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

  1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
  2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
  3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
  4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
  5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Заполнение журнала регистрации приказов

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

  1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
  2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
  3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
  4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
  5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
  6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

Пример заполнения

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Последняя страница

Способы ведения и ответственный

Журнал регистрации можно вести двумя способами:

  1. Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
  2. В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.

Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:

Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.

Как выглядит журнал для регистрации

Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.

Внешний вид документа

Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.

2ann.ru

Как правильно вести журнал регистрации накладных в бугалтерии

Если фирма ведет документ в бумажном виде, его следует распечатать, скрепить печатью. Далее документ заверяется у руководства организации. Для передачи в электронном виде стоит поставить подпись электронного типа. Необходима она для проведения плановых проверок в налоговом органе. Подшить счета более удобно в том порядке, в котором они вносились в журнал учета. Подтвердит дату получения счетов, что входят, регистрация входящих писем и конверты с почтовой отметкой. Дата поступления счета в электронном виде – поступление операторам, что отражается в специальных извещениях электронного оборота документации. Каких правил комиссионерам и посредникам придерживаться? Проанализируем особенности составления отчетности в виде журнала.

Как правильно вести журнал регистрации накладных в бугалтерии

Вниманиеattention

Тогда стоит придерживаться при выставлении счетов-фактур следующих правил: Счета при продаже товаров через посредников Составляются с единой датой, которая должна быть аналогичной дате выставления бланка покупателю. То есть, здесь не применяются нормы ст. 168 п. 3 НК Не допускается составление счетов-фактур за месяц (в соответствии с отчетом комиссионеров).

Инфоinfo

Плательщик должен будет пересмотреть свои отношения с посредниками в отношении периодичности подачи данных о представленных счетах Если покупается продукция через посредников То последние должны передать сведения о счетах-фактурах по полученной продукции заказчикам комитентам. Нужно оформить счет комитентам, в котором будут отражаться сведения из подготовленных бланков, что выдавались лицом, реализующим товар посреднику Рассмотрим особенности ведения журнала учета счетов-фактур посредниками.

Создаем журналы регистрации документов, или забыть нельзя регистрировать

О том, кто и как принимает бланки, где они учитываются, как правильно отразить их в отчетности и какие документы следует при этом оформить, вы можете узнать в нашей статье «БСО: инструкция как купить и учесть правильно». Напомним только, что на каждого из сотрудников, имеющих отношение к заполнению номерных бумаг, являющихся аналогом кассовых чеков при оказании услуг населению, заключаются договора о материальной ответственности. Здесь же рассмотрим поэтапно, как правильно заполнить Книгу учета БСО, которую для некоторых привычнее называть журналом. Этапов несколько:

Прежде всего, взгляните на квитанцию, которую мы будем считать первым бланком из закупленной партии. Начнем с занесения данных, выделенных красным. Шаг 1. Фиксируем поступление: Шаг 2.

Как заполняется журнал учета счетов-фактур с 2018 года?

Прежде всего, это связано с тем, что в таком случае не будут соблюдены вышеизложенные требования. Электронный журнал можно пронумеровать, но вот прошнуровать его просто не выйдет, к тому же в него легко можно внести изменения, что категорически недопустимо.

А вот приспособить под книгу БСО можно любую тетрадь или журнал, которые уже имеются в организации. Если не хочется тратить время на то, чтобы расчерчивать колонки, а так же на прошивку и самостоятельное проставление нумерации, то журнал можно и в типографии заказать, при этом заранее оговорить не только наличие определенных граф, но так же размер и форму, учитывая собственные потребности. Разрабатывая удобный для себя журнал бланков строгой отчетности, можно оттолкнуться от формы (0504045), утвержденной для бюджетных организаций Приказом Минфина № 173н.

Как правильно вести журнал учёта счетов-фактур?

Многие субъекты хозяйствования за основу берут именно ее, а затем видоизменяют, дополняя нужными графами или убирая лишние, или вовсе просто используют данную форму, не внося в нее никаких изменений. Книга учета бланков строгой отчетности открывается непосредственно перед приобретением номерной печатной продукции и ведется до тех пор, пока не закончатся подшитые и пронумерованные листы.

Обновлять ее ежегодно не нужно. Сроки хранения для нее официально не установлены. Но поскольку для корешков и копий БСО срок 5 лет оговорен в Положении № 359 четко, логично будет предположить, что и бумажный носитель информации, содержащий все сведения о перемещениях «строгих» деловых бумаг, и являющийся источником данных для формирования и составления отчетности хранить следует на протяжении 5 лет с момента осуществления последней записи.

Книга учета бланков строгой отчетности: пример заполнения

Здесь вы можете бесплатно скачать образец данного документа В первой части документа («Выставленные счета») по графам:

  1. Номер записи.
  2. Дата выписки.
  3. Код операции.
  4. Номер и дата счета.
  5. Номер и дата его исправления.
  6. Номер и дата счета, если он корректировочный.
  7. Номер и дата его исправления.
  8. Покупатель.
  9. Его ИНН/КПП.
  10. Наименование продавца.
  11. Его ИНН/КПП.
  12. Номер и дата счета (из графы 4).
  13. Наименование валюты, ее код.
  14. Стоимость услуг или товаров.
  15. НДС.
  16. Разница в стоимости по корректировочному счету в случае уменьшения.
  17. В случае увеличения.
  18. Разница в НДС в таком же случае при уменьшении.
  19. При увеличении.

При этом, если покупателей было несколько, допустимо указать их через точку с запятой, если счет был выставлен один на всех.

Порядок ведения книги учета бланков строгой отчетности. применение бсо

Важноimportant

Что такое «первичные документы» В федеральном законе 402-ФЗ “О бухучете” описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент может их запросить для проверки и вас, и ваших контрагентов. “Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами. Документы первичного учета — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций, и свидетельствуют об их совершении. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и потому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Руководство по оформлению и ведению первичной документации в бухгалтерии

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной.

Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре. Акт оказанных услуг (выполненных работ) Акт является двусторонним первичным документом, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ является также фактом подтверждения соответствия оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора. Счет-фактура Счет — фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам.

Первичная документация

Обратите внимание! ИП не может применять бланки строгой отчетности при оказании услуг организациям и при продаже товаров. Даже если условия налогообложения позволяют выбирать: применять ККМ или БСО, выбор в пользу бланков строгой отчетности для предпринимателя предпочтителен.

Преимущества использования БСО очевидны, так как в противном случае предприниматель должен:

Кроме этого если бизнес предпринимателя требует постоянных поездок к клиенту, то использование кассового аппарата неудобно. Применение бланков строгой отчетности имеет заметные преимущества.

Последние изменения в ведении документа вы можете узнать из следующего видео: Какие счеты-фактуры требуют регистрации? Существуют частные случаи, требующие регистрации, однако в общем виде к счетам, которые нужно зафиксировать, относят:

Счета, которые должен оплатить заказчик, чтобы заплатить посреднику за работу, нигде не регистрируются кроме налоговой декларации, по которой потом можно будет отследить этот платеж.БСО, которые используются при расчетах с населением:

Применение БСО должно происходить в строгом соблюдении законодательства. Регулированию вопроса применения бланков строгой отчетности посвящены Постановление Правительства РФ от 06 мая 2008 № 359 действующее в редакции от 15 апреля 2014 года и многочисленные информационные письма Минфина РФ. Содержание

Применение бланков строгой отчетности Допускается самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности или пользоваться типовыми формами.

Кто и когда его заполняет? В понятие «посредники», которым предписано заполнение документа, входят:

Заполняться книга должна всякий раз, когда появляется новый счет-фактура, требующий учета. Интересно, что посредник, реализующий товары, заполнять ее не должен, поскольку в процессе не образуется счетов-фактур, которые требовалось бы учитывать.

1privilege.ru

Как вести журнал учета инструкций по охране труда?

Журнал учета инструкций по охране труда в обязательном порядке необходимо вести на каждом предприятии. О том, что в нем должно отражаться и как его заполнять, читайте далее в статье. 

Обязанность ведения и правила заполнения журнала учета инструкций по охране труда

Какова форма журнала учета инструкций по охране труда?

Как заполняется журнал учета выдачи инструкций по охране труда?

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Обязанность ведения и правила заполнения журнала учета инструкций по охране труда

Согласно абз. 22 ч. 2 ст. 212 ТК РФ каждое предприятие должно утвердить инструкции по охране труда (далее — ИОТ). При этом, как указано в ст. 372 ТК РФ, необходимо заручиться поддержкой органа, уполномоченного представлять интересы всех сотрудников.

Роль инструкций

Систематизация данных об изданных ИОТ в специальном журнале поможет проследить за выполнением указанного выше обязательства.

В связи с этим журналам учета инструкций по охране труда отводится значительная роль, поскольку несоблюдение трудового законодательства карается наложением админсанкций. Таких журналов может быть несколько. Обычно в них систематизируется информация об учете:

Порядок разработки и хранения инструкций

Каждая ИОТ разрабатывается исходя из занимаемой должности и/или выполняемой работы сотрудника на основании отраслевого аналога и требований по безопасности с учетом реальных условий труда (пп. 1–3 Методических рекомендаций по разработке ИОТ, утв. 13.05.2004 Министерством труда, далее — Методрекомендации).

Согласно п. 9 Методрекомендаций ИОТ и журнал для их учета должны храниться у заведующего соответствующим отделом. При этом он должен обеспечить для сотрудников периодически возможность с ними знакомиться.

Какова форма журнала учета инструкций по охране труда?

Образцовая форма журнала учета инструкций по охране труда представлена в приложении № 2 Методички. В частности, в этом регистре должны быть предусмотрены графы для отображения информации:

Пересмотр ИОТ должен производиться не реже, чем раз в пятилетку (п. 6 Методрекомендаций). При этом если условия труда сотрудника за этот срок не изменились, то соответствующая ИОТ просто продлевается на такой же срок (п. 8), о чем делается пометка в журнале. 

Как заполняется журнал учета выдачи инструкций по охране труда?

Как указано в п. 10 Метод рекомендаций, ИОТ выдаются сотрудникам на руки при первом инструктаже, а дальше они должны храниться в доступном месте. О фактах выдачи их для изучения рекомендуется информировать в специальном журнале учета инструкций по охране труда. Рекомендуемая для использования форма такого журнала, заведенного для учета выдачи ИОТ, представлена в приложении № 3 Методрекомендаций.

В указанном выше журнале фиксируются:

Журналы по учету как самих ИОТ, так и фактов их выдачи на руки сотрудникам помогут систематизировать информацию по наличию и обороту таких важных для предприятия документов.

nsovetnik.ru

Как вести журнал входящей корреспонденции

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале. Данная процедура – неотъемлемая часть системы управления любого предприятия.

Журнал входящей корреспонденции

Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

Справка

Основными функциями данной книги являются:

  1. Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции;
  2. Оперативная реакция на требования руководства;
  3. Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации;
  4. Выдача справок по входящей документации.

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии. Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник.

Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону. На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги. Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы.

Читайте по теме в электронном журнале

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Традиционный бумажный журнал регистрации входящей корреспонденции выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства,

Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы. Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелевых ручек не рекомендовано, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку.

Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении. Единственный недостаток – отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения.

Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции? По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.

Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности. В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т.д. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество – возможность хранения данных на сервере и одновременна работа с книгой нескольких человек, у которых есть к ней доступ.

Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак. Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации. Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции.

Читайте также:

Журнал учета входящей корреспонденции: образец

Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным.

Итак, к основным графам относятся:

Корреспондент, т.е. отправитель;

Содержание, т.е. тема письма;

Вид документа;

Дата получения;

Регистрационный номер.

Регистрационный номер состоит из цифр и букв, которые присваиваются документу. Данная комбинация является кодовым обозначением документа.

Традиционно на большинстве предприятий применяются код, состоящий из трех цифр. Первая используется для обозначения кода структурного подразделения, вторая обозначает код самого журнала (он присваивается ему в номенклатуре дел либо всей организации, либо одного отдела), а третья цифра обозначает порядковый номер входящего документа. Например: 02-01-32 или 02/01/32. Как видим, цифры могут разделяться либо дефисом, либо косой чертой.

Обратите внимание, что дата документа – это дата его поступления в секретариат или канцелярию.

Когда документ получен, нужно последовательно сделать две вещи – сначала занести в журнал всю информацию, касающуюся документа, а затем уже на самом письме, в правом нижнем углу, проставить дату поступления и регистрационный номер, который должен совпадать с номер, занесенным в книгу.

Вся входящая корреспонденция бывает двух видов – внутренняя и внешняя.

Как правило, и внутренняя, и внешняя корреспонденция поступает в виде следующих документов:

распоряжения;

Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется "исполнителем". Отправитель или автор письма называется "корреспондентом". Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название. Эти сведения являются обязательными.

Руководитель организации или подразделения может добавить в книгу любое количество дополнительных граф. Наиболее распространёнными из них являются графы "Отметка об исполнении" и "Резолюция". Последняя ставится руководителем организации на входящем документе и содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом эта резолюция переписывается в книгу.

Она используется для дальнейшего контроля исполнения поручения руководителя организации. Отметка об исполнении – это итоговый результат действий, совершенных по данному документу. Чаще всего ограничиваются надписью "Выполнено", но мы рекомендуем делать расшифровку этого слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений. Также рекомендуется рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции.

Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.

Образец заполнения журнала представлен ниже:

Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

До того как вы начнете вносить в книгу информацию о входящей корреспонденции, вам нужно правильно оформить сам этот документ. На титульном листе следует указать название организации и дату его создания. Далее, на следующих страницах, нужно разместить информацию о сотрудниках, которые несут ответственность за ведение учета. Информация содержит следующие сведения: фамилия, имя, отечество, занимаемая должность, период работы, личная подпись.

Следует иметь в виду, что сама регистрация входящей корреспонденции должна начаться только с четвертой страницы книги. Разумеется, что данный документ следует пронумеровать еще до начала работы с ним. Нумерация сквозная, начинается каждый год. На каждый календарный год не имеет смысла заводить новый документ, можно продолжать делать записи в старом. После закрытия книги ее хранят не более пяти лет. Документ не прошивают.

Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности. Единственное, что нужно сделать – в день ее создания, книгу нужно зарегистрировать и присвоить ей регистрационный номер. Как уже отмечалось выше, количество столбцов в книге, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Как вести личный дневник?

Как вести личный дневник?

Вести личный дневник – очень полезное и приятное занятие. К сожалению многие с этим утверждением не согласятся. А все потому, что никогда не пробовали делать записи.

В понимании большинства людей, дневник нужен для того, чтобы записывать свои мысли на бумагу или другие носители данных. Затем эти мысли читаются и анализируются. Принято считать, что делается это в случае отсутствия друзей. Нужно ведь кому-то высказаться.

Дневник для пользы души и тела

К счастью, все не так скучно и банально. Ведения дневника преследует другие цели. Конечно, вышеупомянутый способ самовыражения тоже иногда присутствует. Но чаще всего люди ведут свой дневник, чтобы фиксировать новые идеи или планировать свой день (месяц, год).

Дневник для пользы души и тела

Зачем вести личный дневник?

Записывая свои мысли в дневник, вы сможете понять себя. Иногда для решения некоторых проблем нужно посмотреть на себя со стороны, понять в чем причина страхов или что не дает вам двигаться дальше.

Используйте дневник для планирования. Безусловно, все успешные личности планируют не только свой день, но и месяц, год. Тайм-менеджмент имеет много инструментов для управления временем. Записи в дневник – один из лучших способов контролировать этот процесс.

Дневник для пользы души и тела

Фиксируйте в дневнике свои цели. Все мы любим мечтать, но мечты если и сбываются, то не очень часто. Чтобы получить то, что нам нужно, требуется конкретизировать свои желания. Благодаря дневнику вы можете составить список важных целей, а затем записывать свой прогресс.

Дневник успехов. Каждый вечер (перед сном) можно записывать свои достижения дня. Это важная составляющая саморазвития человека. Когда вы начнете искать и замечать в себе хорошие черты и поступки, то ваша самооценка значительно улучшиться.

Новые идеи. Часто нам в голову, словно с неба, падают невероятные идеи. Но реализуем ли мы их? Записывайте все свои «озарения» в дневник, а со временем перечитывайте.

Дневник для пользы души и тела

Дневник как тренажер. Если вы ежедневно занимаетесь планированием, записями мыслей, идей, то тренируете свои навыки. Самодисциплина, развитие творческого мышления, энтузиазм и другие полезные привычки осядут в вашем характере навсегда.

Дневник как любовные воспоминания. Будет приятно через определенное время перечитать все-то, что Вы переживаете в данную минуту. Это поможет сделать правильные выводы и возможно не совершить некие действия. Пусть он хранит память о Ваших любовных переживаниях и радостных моментах.

Как правильно вести дневник?

Чтобы начать вести свой дневник, сначала определите, какой носитель данных вы предпочитаете. Можно делать записи на своем ПК ил смартфоне. Но лучше всего вести дневник «по старинке», с помощью ручки и блокнота.

Дневник для пользы души и тела

Говорят, что когда вы пишите свои мысли или планы на бумагу, то они оседают в вашем подсознании намного быстрее. Да и сам процесс намного приятней, чем остальные виды записей.

Не надо сразу заводить много разных дневников. Это только запутает вас и не даст результата. Начните с самого простого – заведите дневник для планирования дня (месяца, года). Для этого лучше всего подойдет специальный блокнот - ежедневник. Выберите подходящий и начинайте ваш путь.

Сначала определите ваши задачи. Если вам трудно составить план на год или на месяц, то начните с одной недели. Разделите ваши цели на подзадачи. Определите, что именно вам надо сделать и когда вы сможете приступить к выполнению.

Для удобства разделите ваши цели на 4 типа: срочные, важные, перспективные, обычные.

Чтобы не путаться, купите себе разноцветные ручки, отдельно для каждой задачи. Например: срочные задачи – красный цвет, важные – синий, перспективные – зеленый и обычные задачи – черный цвет. Так вы будете сразу видеть приоритет выполнения своих дел.

В случае выполнения или невыполнения задачи, делайте специальные пометки. В конце каждой недели делайте анализ вашей эффективности. Кроме этого планируйте список дел на следующую неделю.

Не расстраивайтесь, если некоторые задачи не получилось выполнить. Вы пока только учитесь планировать, так что это нормально. Чаще всего в ежедневниках расписан день по часам. На первых порах не обязательно делать все строго по расписанию. Главное научится планировать цели и достигать успеха.

Дневник для пользы души и тела

Когда вы попрактикуетесь в планировании недели, переходите к планированию месяца. Постепенно улучшайте свои навыки планирования и достижения целей.

Как видите, вести свой дневник не так уж и сложно, а вполне даже приятно. Не забывайте, что это творческий процесс, поэтому старайтесь по максимуму задействовать свое воображение и даже эмоции.

Дневник – это святость

Личный дневник – это святое, а потому нужно вести его внимательно и с изюминкой. Берегите его – пусть он принесет Вам только радостные воспоминания, будет поддержкой и опорой в трудную минуту. Это некая тайна, которая принадлежит только Вам!

vremya-sovetov.ru

Журнал регистрации инструктажа по охране труда. Как вести првильно

Приветствую Вас! А вы знаете, что такое журнал регистрации инструктажа по охране труда? Это не просто набор листов с обложкой. И от того как вы будете его вести зависит ВАШЕ личное спокойствие. Обязательно прочитайте до конца. Я даю советы по ведению журнала из собственного опыта. Поехали…

журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте

Что такое журнал регистрации инструктажа по охране труда.

Журнал по охране труда — это основополагающий документ для подтверждения проведения инструктажей с персоналом любой организации. В эту книжицу вы как руководитель, просто обязаны вписывать работников которые трудятся у вас на участке, в момент проведения инструктажей по охране труда с работниками цеха.

Если вы не знаете что такое инструктаж прочитайте вот эту статью.

Смоделируем ситуацию проведения такого инструктажа.

Понедельник, первые числа месяца и сонные рабочие собираются в точке проведения инструктирования по охране труда. Обычно это контрольная точка или небольшой зал совещания. Где начальник начинает нудно и продолжительно объяснять прописные истины типа — не суньте пальцы в розетку или не прикасайтесь языком к металлу в сильный мороз (шутка конечно).

Какие инструктажи вписывают в журнал инструктажа.

Самый прикол в том, что тут вас никто не ограничивает и писать сюда вы можете следующие инструктажи

Я специально дал небольшое пояснение по каждому виду инструктажа (может вы забыли ). Дальше вы поймете как именно заполнить журнал и не упустить самые важные моменты.

Образец журнала регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте.

Первый образец журнала.

Какие инструктажи вписывают и проводят в журнале мы уже с вами знаем, теперь рассмотрим как он выглядит и в какие колонки вписывать данные.

журнал регистрации инструктажа по охране труда

Вот так он выглядит. Конечно от специфики предприятия он может быть дополнен колонками еще, но это самый классический вариант журнала регистрации инструктаж по охране труда. Мы видим тут следующие колонки для заполнения:

  1. Дата. Прописываем число, месяц и год проведения инструктажа.
  2. ФИО инструктируемого. Тут все понятно. Можно писать полностью, можно инициалы сократить.
  3. Год рождения. Без комментариев .
  4. Профессия и должность инструктируемого работника. Профессия если работяга или должность если это инженер (ИТР).
  5. Наименование подразделения. Пишем например цех механический 1.
  6. ФИО инструктирующего. Тут пишет свою фамилию и инициалы специалист (начальник) который проводит инструктаж.

Второй образец журнала  (как у меня на заводе).

второ-вариант-журнала-инструктажа

Второй образец журнала отличается. Имеет колонку «стажировка на рабочем месте» которая делится на 3 под колонки. В них содержится информация о том, сколько дней или смен была стажировка на рабочем месте, ставится отметка о прохождении и допуске к выполнению самостоятельной работы.

Эта форма  журнала регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте используется и у нас на предприятии. И пользоваться данным документом вполне удобно и комфортно.

Правильное оформление и хранение журнала регистрации инструктажа.

Странный вопрос? Не так ли? А вовсе и нет. Для правильного оформления журнала журнала вам необходимо знать следующею информацию

1. Когда заводите журнал надо пронумеровать каждый лист от первого до последнего.

2. Пробить листы и прошнуровать его приклеив окончание веревки на последнем листе или твердой обложке.

3. Проштамповать приклеенную на веревки бумажку  (штамп начальника цеха например).

4. Вписать название цеха (участка) на заглавной странице.

5. Вклеить перечень инструкций по охране труда которые применяются на вашем участке (цехе).

6. Вписать всех работников участка. ВСЕХ даже которые отсутствую (они просто не распишутся, это допускается)

7. Для удобства, делайте пометки используя простой карандаш, почему работник не расписался в журнале (больничный, отпуск, командировка и др.). Поверьте это необходимо, ведь все помнить не возможно.

8. Никогда не расписывайтесь за работника самостоятельно!!! Могут быть плохие последствия.

9. Не допускайте работников к станку пока он не поставит свою закорючку  в журнале регистрации инструктажей по охране труда.

Хранение журнала.

ПОМНИТЕ! Журнал регистрации инструктажа по охране труда должен хранится 10 лет, с момента последней записи!

Хранится он у непосредственного руководителя — начальника цеха, заместителя, мастера или другого руководителя вашего предприятия. Когда он закончится просто необходимо положить его в шкаф и забыть на долгое время.

Мое личное мнение, что это придумал человек который вообще не держал в руках журнал инструктажей. Вот вопрос ЗАЧЕМ??? его хранить десять лет? Никто не ответил на этот вопрос, даже интернет.

На одном из форумов один товарищ написал, что хранить журнал инструктажа лучше не 10 а 45 лет! Он поясняет это, необходимостью узнать дату прохождения работником вводного инструктажа, если он проработал более 10 лет и журнал уничтожен.

Лично у нас на заводе вводный инструктаж проводится в управлении охраны труда при устройстве на работу. Ладно затянул я тему.

Единственное о чем вас попрошу, если вдруг кто то знает зачем хранить журнал десять лет (или предполагает) не будьте жмотом поделитесь комментарием.

Да я для вас сохранил образец журнала регистрации инструктажей по ОТ с таблицами титульным листом и др. в формате doc и вы можете его скачать, а заодно побаловать меня поставив лайк. Я старался.

Журнал инстркутажей

 

Заключение.

Надеюсь мне удалось сегодня в полной мере, теоретически и наглядно, объяснить вам, что такое журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте. Какие инструктажи туда вписывать, как оформлять, где и сколько по времени его хранить. А если остались вопросы пишите мне я все объясню, на понятном человеческом языке (в прочем как обычно).

Да и как обычно на по следок веселое видео, а я с вами прощаюсь, всего хорошего ВАМ!

С вами был, Андрей!

mextexnologii.ru

Как правильно вести личный дневник 10 советов

Ведение личного дневника помогает упорядочить мысли, желания и потребности. Психологи сходятся во мнении, что это отличный способ самопознания. Но не каждый человек понимает, как вести личный дневник. Одни путают его с еженедельником, другие считают несерьезной детской забавой. На самом деле он может стать инструментом в построении личности, местом, где можно высказаться, быть услышанным и понятым. Ведь самое важное – научиться понимать себя самому. Существует несколько простых рекомендаций, как сделать процесс ведения ежедневника удобным и необременительным.

Выбрать удобный формат

Кому-то привычней писать от руки, другие предпочтут электронный текстовый редактор, а третьих заинтересуют онлайн-ресурсы, предлагающие бесплатное хранение секретов. Особого значения формат не играет, главное, чтобы это было удобно. Многих интересует, как красиво вести личный дневник. Творческий подход в данном деле поощряется.

Это то самое место, где можно рисовать на полях, использовать цветные ручки, краски, выражать эмоции не только письменно, но и графически. Например, охарактеризовать день можно смайликом (грустным, улыбающимся, смеющимся, влюбленным и т.д.), картинкой из интернета или реальной фотографией, сделанной в этот день. Далее описать произошедшее словами.

Но слишком изощряться необязательно. Ведение ежедневника можно свести исключительно к словесному формату. Желательно выделять даты или важные события/эмоции, чтобы можно было легко их отыскать, когда нужно будет перечитать записи.

Быть честным

Главное правило – честность! Зачем вести дневник, если в нем будут искаженные данные? Смысл личного ежедневника состоит в том, чтобы проговорить волнующие вещи, указать самому себе на слабые и сильные стороны, постараться быть максимально непредвзятым и беспристрастным. Можно попытаться рассмотреть ситуацию со стороны, дать оценку своему поведению.

Нужно не бояться признавать плохие поступки. Некоторые ситуации и мысли будут вызывать при их описании стыд, отвращение, стеснение. Но именно поэтому их нужно проговорить, понять, откуда они взялись и что их вызывает. Дневник является тайником секретов, закрытым для посторонних глаз, здесь можно говорить честно и открыто. Чтобы сделать это комфортно, достаточно позаботиться о конфиденциальности данных. Для этого можно поставить пароль на файл или надежно спрятать бумажный вариант.

Определить «собеседника»

Люди отказываются от ведения личного дневника, потому что не могут вести обезличенное общение. Если сложно просто описывать случившееся, можно выбрать ментального собеседника. Как вести свой личный дневник, решать только вам. Кто-то предпочитает обращаться именно к дневнику, другие так общаются с Богом, третьи пишут умершим родственникам, как правило, кому-то из родителей, или ушедшим из жизни друзьям. Так создается впечатление реального общения. Можно обращаться к себе, вплоть до употребления своего имени, будто обсуждая себя со стороны. Например: «Маша, сегодня ты была на высоте, но меня расстроило, как ты повела себя с лучшей подругой».

Казнить нельзя помиловать

Нельзя корить себя за плохие поступки, пугать наказаниями. Каждый человек имеет право на ошибки. Нужно разрешить себе их допускать. Как вести дневник, чтобы не превращать его в обвинительный приговор? Нужно еще раз вспомнить правило беспристрастности и объективности. Если в жизни произошла ситуация, в которой человек повел себя не так, как хотел бы или поведение вызвало сожаления, нужно разобраться, что двигало им в тот момент, почему именно так он поступил. Если ситуация привела к нежелательным последствиям, необходимо постараться нивелировать или смягчить их. Такой подход эффективнее самоедства. Похвале также найдется место. Достижения и счастливые моменты станут украшением мемуаров.

Эмоции важнее событий

Начиная вести дневник, нужно помнить, что события в жизни лишь отражают внутреннюю атмосферу. Описывая произошедшее за день, нужно обязательно давать ему эмоциональную окраску, показывать свое отношение. Беспристрастность проявляется во время анализа, но сначала нужно дать выход чувствам. Разрешается злиться, ненавидеть, жалеть себя, быть слабым. Это поможет увидеть, какие именно жизненные ситуации и поступки вызывают эти эмоции и искоренить их.

Не заставлять себя делать записи

Если рассказывать не о чем или сегодня нет желания писать, делать это насильственно не стоит. Если бы был свод правил, как правильно вести дневник, это бы стояло в самом начале. Ведение личного ежедневника – это добровольная исповедь, когда мысли и эмоции невозможно удержать в себе и хочется выплеснуть их. Если потребность в этом не ощущается, можно забросить откровения на несколько дней или даже недель.

Фирменный стиль

Задумываясь о том, как завести личный дневник, люди считают, что у них нет таланта к написанию, который здесь совершенно не нужен. Это личная территория, где не ругают за грамматические и орфографические ошибки, тут допускается сленг, выдуманные словечки. Чем более индивидуальным будет ежедневник, тем лучше.

Комментарии из будущего

Если дневник ведется в электронном виде, можно периодически возвращаться на несколько месяцев или лет назад и комментировать свои записи. Делать это можно в скобочках, выделяя высказывание другим цветом. Важно не исправлять уже написанное, а просто дополнять, опираясь на опыт. Например, оставив в мае запись о том, что человек потерял веру в любовь и больше никогда не влюбится, в июле он может дополнить запись пометкой «как же я ошибался». Это часть работы над своей личностью, наглядный способ борьбы со стереотипами мышления.

Онлайн-блог

Можно вести дневник онлайн в формате блога. Личным назвать его будет сложно, ведь он станет достоянием общественности, но зато другие люди смогут комментировать записи, давать советы, делиться похожим опытом. Не исключено, что появятся и недоброжелатели, готовые осудить.

В интернете есть ресурсы, где можно как начать вести личный дневник с публикацией, так и без нее. То есть он сохраняется на сервере, к которому всегда есть доступ, но кроме автора его больше никто не увидит. Преимущества такого варианта в круглосуточном доступе с любого устройства. Некоторые сайты предлагают дополнительные инструменты для удобного ведения личных записей – индивидуальное оформление, форматирование текста.

Перечитывать дневник

Как начать вести дневник, теперь понятно. Но также важно периодически его перечитывать. Особенно это необходимо, когда в жизни возникают ситуации, которые уже происходили. Тогда записи помогут избежать повторения старых ошибок. Иногда бывает просто интересно прочесть историю собственной жизни. Можно проанализировать свой рост или, наоборот, понять, когда появилось отклонение от намеченного жизненного курса.

Помните, что нет правил, как вести личный дневник. Это личное пространство человека, его мир, в котором он рассказчик и читатель одновременно. Он должен быть полезным, успокаивать, расслаблять, помогать избавиться от груза, делать счастливым.

wikigrowth.ru