Минфин разъяснил в каком виде нужно хранить счета-фактуры. Счета фактуры как хранить
❶ Как хранить счета-фактуры 🚩 Как хранить бухгалтерские документы 🚩 Финансы 🚩 Другое
Автор КакПросто!
Ведение бухгалтерского учета обязывает хранить первичную документацию, которая может потребоваться во время налоговой проверки или при необходимости сверки расчетов. Хранение счетов-фактур производится по соответствующему журналу учета, который устанавливается п.3 ст.169 Налогового кодекса РФ. Правила ведения данного журнала определяются Постановлением Правительства РФ №914.
Статьи по теме:
Инструкция
Заведите для предприятия два журнала учета, один для хранения полученных счетов-фактур, а второй - для выставленных. Законодательством не предусмотрено типовой формы данного документа, поэтому его необходимо разработать самостоятельно. Сформируйте таблицу, в которую будут заноситься данные о счетах-фактурах.
Необходимо, чтобы была графа с датой получения, датой создания и номером счета-фактуры, наименованием продавца или покупателя. Также в отдельную графу должна вноситься сумма по счету и начисленные НДС, а также указание расчетного документа. Утвердите в учетной политике предприятия разработанный регистр по учету счетов-фактур. Для этого издается соответствующий приказ.
Пронумеруйте и прошнуруйте журналы учета счетов-фактур. Определите период формирования документа самостоятельно. Если журнал ведется при помощи компьютерной программы, то его необходимо распечатать по окончании отчетного периода на бумажный носитель, прошнуровать и скрепить с соответствующими счетами-фактурами. Храните и учитывайте в журнале учета полученные и выставленные счета-фактуры. Фиксируйте данные документа в журнале на фактическую дату поступления от контрагента. Таким образом, вы избежите недоразумений, которые возникают с налоговым органами во время предъявления НДС к вычету по данным счетам-фактурам. Минфин РФ отмечает, что НДС необходимо принимать к вычету в том налоговом периоде, когда произошло фактическое получение предприятием документа.Видео по теме
Счета за коммунальные услуги и другие и квитанции об их оплате лучше сохранять в течение трех лет. Именно столько времени составляет срок исковой давности по гражданским делам. И если вас обвинят в том, что вами якобы не был оплачен тот или иной счет, вы сможете легко опровергнуть это утверждение, предъявив нужные документы.
Вам понадобится
- - файл или папка для каждого типа счетов;
- - место для их хранения (стол, тумбочка, комод, шкаф или сейф - на ваш выбор в зависимости от имеющейся в квартире мебели).
Инструкция
Заведите отдельную папку или целлофановый файл для каждого типа счетов: за услуги управляющей компании, отопление, свет, телефон, воду, газ (в зависимости от того, за какие услуги они выставляются отдельно), уведомлений банка об очередном платеже (для каждого кредитного продукта отдельно, если пользуетесь несколькими) и др.Отведите для папок или файлов со счетами отдельное место: ящик стола или комода, полка в шкафу и т.п., где всегда сможете их найти при необходимости.Счета складывайте в папку или файл в хронологическом порядке.
Не будет лишним предусмотреть отдельную папку или несколько для неоплаченных счетов. Главное только не забывать перемещать их в нужную сразу после оплаты.
После оплаты счета кладите его в папку вместе с квитанцией или чеком, подтверждающим внесение вами указанной в нем суммы. Еще лучше прикрепить этот документ к счету с помощью степплера.Этот комплекс простых мер позволит вам избежать путаницы с бумагами и при необходимости легко и быстро найти нужный счет.Совет полезен?
Распечатать
Как хранить счета-фактуры
Похожие советы
www.kakprosto.ru
Какой срок хранения счетов-фактур? - nalog-nalog.ru
Срок хранения счетов-фактур в различных ситуациях может быть разным. От чего он зависит, как правильно его рассчитать и что грозит компании за его нарушение, вы узнаете из нашей статьи.
Коммерческая деятельность — без документов не обойтись
Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы
Как долго нужно хранить документы
Организуем правильное хранение счетов-фактур
Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры
Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться
Срок хранения электронных счетов-фактур
Итоги
Коммерческая деятельность — без документов не обойтись
Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).
Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.
Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы
Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.
Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ. Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).
Как долго нужно хранить документы
Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558). Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения.
В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 перечня № 558).
Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).
Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф предусмотрен ст. 15.11 КоАП.
Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».
Организуем правильное хранение счетов-фактур
Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.
Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).
Между тем счеты-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).
Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.
Подробнее об обязанности ведения журнала счетов-фактур читайте в материале «Журнал учета счетов-фактур: кому он потребуется в 2017 году».
Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.
Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры
Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.
Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур (до 01.10.2017 – п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур), утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.
Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2017 года, отсчет срока хранения начнется с 01.10.2017.
О том, как правильно заполнить декларацию по НДС, читайте в материале «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».
На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются и для их хранения устанавливаются одинаковые сроки. Такой подход объясняют тем, что добровольное увеличение срока хранения (согласно п. 1 ст.29 закона № 402-ФЗ срок хранения накладных составляет 5 лет и превышает срок хранения счетов фактур) закону не противоречит. Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:
- их поступления после окончания налогового периода;
- наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
- выставления по каким-либо причинам несвоевременно.
Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.
Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться
Оговоренный ранее обязательный 4-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.
Подробнее о том, как определить крайний срок для отражения вычетов в налоговой декларации, читайте в материале «Минфин пояснил, до каких пор можно откладывать вычет».
Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2017), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2020 года. 4-летний же срок хранения нужно будет отсчитываться с 01.10.2020, т.е. в этом случае он фактически составит 7 лет.
Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).
Срок хранения электронных счетов-фактур
Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.
Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).
Подробнее о том, какую электронную подпись безопаснее использовать для документов, читайте в материале «Как подписывать электронную первичку: позиция Минфина-2015».
Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 4 года (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).
Итоги
Обычный срок хранения счетов-фактур — 4 года вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.
nalog-nalog.ru
Хранение счетов-фактур: новые правила 2017 года
С июля 2017 года вступают в силу новые правила хранения счетов-фактур. Подробнее о новых правилах, а также о некоторых причинах, по которым следует хранить счета-фактуры, расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете:
Новые правила хранения счетов-фактур
Документ: письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079
Последствия: реже будут штрафовать за документы
В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры.
Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения.
Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.
Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры.
Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде. Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски. Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не являются нарушениями.
Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо.
Почему нужно хранить счета-фактуры
Когда компания обнаружит, что из-за работника возник материальный ущерб, сразу задокументируйте факты, которые имеют к этому отношение. Составляйте все в письменной форме. Это могут быть служебные, докладные записки, свидетельские показания, счета-фактуры, накладные, чеки. Подробно описывайте обстоятельства, указывайте время, дату, кто при этом присутствовал, что сделал работник и какие последствия его действий. Также выясните, выполнял ли он при этом свои должностные обязанности и др.
Читайте по теме в электронном журнале
Запросите письменные объяснения у работника, который причинил компании материальный ущерб (образец ниже). Это обязательное требование (ч. вторая ст. 247 ТК РФ). Трудовой кодекс не определяет, устно или письменно запрашивать объяснения. Но чтобы подтвердить, что работодатель исполнил свою обязанность, делайте это письменно, отдельным запросом. В ответ сотрудник может все изложить в свободной форме, например в виде объяснительной записки. Если работник отказывался письменно комментировать инцидент, составьте акт. Без объяснений сотрудника работодатель все равно может привлечь виновного к материальной ответственности.
Скачать образец >>>
ПРИМЕР
Старший перегонщик 16 октября 2017 г. в 10.00 отгружал с территории терминала товарный автомобиль «Форд Фокус» и обнаружил на нем повреждения. Об этом он написал в служебной записке руководителю. По камерам видеонаблюдения установили, что 10 октября 2017 г. в 11.30 перегонщик Самойлов Иван Петрович на складе хранения товарных автомобилей перемещал автомобиль из одной зоны хранения в другую. Когда заезжал в ряд хранения и сдавал задним ходом, не заметил рядом другой автомобиль и повредил оба транспортных средства.
Руководитель изложил в докладной записке все, что ему стало известно, запросил объяснения от перегонщика Самойлова. В объяснительной записке тот написал, что о поврежденных товарных автомобилях не знает.
Как используются счета-фактуры в случае причинения материального ущерба
Чтобы сотрудник возместил компании ущерб, работодатель обязан провести проверку и установить размер и причину ущерба. Для проведения проверки работодатель может создать комиссию из специалистов разных отделов. Такая комиссия может действовать как на постоянной основе, так и собираться работодателем для каждого конкретного случая.
Издайте приказ по основной деятельности, которым определите состав комиссии, ее цель и обязанности (образец ниже). Установите сроки и в какой форме оформлять материалы проверки. Если будете создавать отдельную комиссию для проверки каждого случая, то в приказе прописывайте проступок, который совершил работник, обстоятельства, время и момент, когда обнаружили случившееся, счета-фактуры и другие документы и основания, которые это подтверждают.
Скачать образец >>>
Работодатель вправе не собирать комиссию, если размер материального ущерба можно установить на основании счетов-фактур и других документов. Например, если по вине сотрудника случилось ДТП, то работодатель определит ущерб по документам от страховой компании, которая ремонтировала транспортное средство.
Читайте также:
Акт о результатах проведенного расследования по факту причиненного ущерба
Во время расследования комиссия определит и даст оценку произошедшему инциденту. Сначала она должна установить, есть ли основания исключить материальную ответственность работника (ст. 239 ТК РФ). Так, например, нормальный хозяйственный риск Верховный суд РФ раскрывает в . К нему, помимо иных обстоятельств, относят ситуацию, когда работник добросовестно выполнил должностные обязанности, проявил осмотрительность и принял меры, чтобы предотвратить ущерб. Также комиссия решит, было ли поведение работника противоправным, есть ли вина сотрудника в ущербе и причинно-следственная связь между поведением работника и наступившим ущербом. Комиссия должна выяснить, повлекло ли расследуемое обстоятельство прямой действительный ущерб работодателю (ст. 238 ТК РФ, п. 15 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52).
В конце проверки комиссия подписывает акт, в котором отразит все установленные факты (образец ниже). Если комиссия придет к выводу, что сотрудник причинил материальный ущерб работодателю, то в акте члены комиссии должны описать причинно-следственную связь между действиями работника и наступившим ущербом, вину сотрудника и противоправность его поступка. Акт подписывают все участники комиссии. Секретарь комиссии знакомит виновного сотрудника под подпись с результатами проверки.
Скачать образец >>>
Подписанный работником акт председатель комиссии передает руководителю компании. Он решит, будет ли требовать от виновного сотрудника возместить ущерб (ст. 240 ТК РФ). Решение о взыскании компания должна оформить распоряжением не позднее одного месяца со дня, когда работодатель установил размер ущерба (ч. первая ст. 248 ТК РФ). Если размер определяла комиссия в акте, то срок надо отсчитывать с даты, когда его составили.
Соглашение о добровольном возмещении ущерба
Предложите работнику добровольно возместить ущерб, полностью или частично (ч. первая, пятая ст. 248 ТК РФ). По решению работодателя, когда ущерб слишком велик, стороны могут договориться о рассрочке. Такую договоренность оформите письменным соглашением о добровольном возмещении ущерба (образец ниже). В случае отказа возмещать что-либо работодатель может взыскать ущерб через суд (ст. 392 ТК РФ).
Скачать образец >>>
По общему правилу, работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего заработка (ст. 241 ТК РФ). Добровольно сотрудник может возместить ущерб и в большем размере. Но закон закрепляет случаи, когда сотрудник несет и полную материальную ответственность (ст. 242 ТК РФ). Есть закрытый перечень оснований, когда работник обязан возместить ущерб работодателю полностью без договора о материальной ответственности (ст. 243 ТК РФ). А заключает этот договор компания только с работниками по определенным должностям и видам работ, чтобы взыскивать с виновных ущерб в полном размере (ч. вторая ст. 244 ТК РФ).
ПРИМЕР
Минтруд России в постановлении от 31 декабря 2002 г. № 85 утвердил должности и работы, по которым работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности. Должности «перегонщик» нет в перечне. Но в должностной инструкции перегонщика есть обязанности: «обеспечивать сохранность автомобилей и товарно-материальных ценностей; выполнять комплекс работ по приемке и выдаче автомобиля», то есть функционал позволяет оформить договор о полной материальной ответственности в соответствии с абзацем 4 раздела II постановления Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
на предприятии, ответы на вопросы
Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.
При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.
Срок хранения счетов-фактур
Сохранность счетов-фактур должен организовать как покупатель, получающий данные документы, так и продавец, их формирующий. При определении периода хранения бумажного формата счетов-фактур нужно руководствоваться пп. 8 п.1 ст.23 НК РФ, электронного формата – п. 1.13 Порядка выставления и получения с/ф в электронной форме. Читайте также статью: → «Счет фактура: образец заполнения, бланк».
Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:
- Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
- Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.
Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:
- Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
- Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.
Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.
Срок хранения товарных накладных
Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. Читайте также статью: → «Форма ТОРГ-12: скачать бланк и образец заполнения». Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским.
Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию – НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет.
Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.
Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях
Если право на вычет использовано позже
Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.
Например, если компания получила товары во IIкв. 2016г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2017г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.
Если с/ф получен позже, чем товар с накладной
Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.
Если по накладной материалы получены, но не оплачены
В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.
Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.
Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.
Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур
В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.
Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.
| Документ | Период хранения | Число, с которого период исчисляется | Последний день периода хранения |
| Счет-фактура | 4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету | 01.10.2016 | 30.09.2020 |
| Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для приема ценностей к учету и подтверждения присутствия права на вычет налога | 4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету | 01.10.2016 | 30.09.2020 |
| Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для подтверждения величины стоимости ценностей для включения в налоговые расходы | 4г. с момента завершения года, в котором данная стоимость включена в расходы налогового характера | 01.01.2017 | 31.12.2020 |
| Товарная накладная, используемая в качестве первичного документа для бухгалтерских целей | 5л. с момента завершения года, в котором полученные ценности поставлены на приход | 01.01.2017 | 31.12.2021 |
Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021.
Срок хранения актов выполненных работ
Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд. В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы.
Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет. Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.
Срок хранения книг покупок и продаж
Данные книги применяются для обоснования правомерности вычетов по добавленному налогу. Периоды, на протяжении которых необходимо обеспечить сохранность данных регистров, определяются Правилами их ведения, утвержденными 1137-м Постановлением. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».
Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.
Порядок хранения документов на предприятии
Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:
- Быть недоступным для широкого круга лиц;
- Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
- Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.
Помещение для хранения должны быть специально подготовленным. Идеальным вариантом будет несгораемый металлический сейф или шкаф, закрывающийся на надежный замок.
Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.
При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16
Звонок в один клик
online-buhuchet.ru
Минфин разъяснил в каком виде нужно хранить счета-фактуры
Минфин рассказал бухгалтерам, в каком виде надо хранить свой экземпляр счета-фактуры, при условии, что выписали его покупателю в бумажном виде. Соответствующее письмо направлено для сведения налогоплательщиков и органов ФНС.
Что случилось?
Минфин России письмом от 30.05.17 № 03-07-09/33048 ответил на вопрос налогоплательщика о порядке хранения своих экземпляров счетов-фактур. Чиновники уверены, что хранить эти документы необходимо именно в том виде, в каком они были выданы контрагенту. Так, например, нельзя хранить свой экземпляр счета-фактуры в электронной форме, заверив его электронной подписью, если покупатель получил его на бумаге с оттиском печати и личными подписями уполномоченных лиц.
Правовое обоснование позиции Минфина
Статьей 169 Налогового кодекса РФ определено, что счет-фактура может быть составлен налогоплательщиком как на бумажном носителе, так и в электронной форме. При этом счет-фактура, выставленный покупателю в электронной форме, обязательно должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации-продавца или иных уполномоченных лиц. Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137, предусмотрено, что счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых остается у налогоплательщика, а второй выставляется покупателю.
На основании этого специалисты Минфина считают, что российское законодательство не предусматривает возможность хранения второго экземпляра счета-фактуры в электронном виде, если он был выставлен покупателю на бумажном носителе. Поэтому продавец должен распечатать оба экземпляра и хранить свой также на бумаге, в течение всего срока, определенного законодательством.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!
Подписаться e-mail рассылка
Подпишитесь на новости для бухгалтера!
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту
Подписаться
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
ppt.ru
ФНС уточнила, как хранить счета-фактуры
Документ: письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079
Последствия: реже будут штрафовать за документы
В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры. Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079.
Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения. Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.
Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде.
Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски. Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не нарушения. Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо. Подробнее читайте в статье «Новые правила хранения “первички”, чтобы не потерять расходы и вычеты».
www.rnk.ru
Статья: Как хранить счета-фактуры (Новикова Н.А.) ("Главная книга", 2010
"Главная книга", 2010, N 13КАК ХРАНИТЬ СЧЕТА-ФАКТУРЫВопрос о том, где и как хранить счета-фактуры, на первый взгляд абсолютно не сложен. Ведь законодательством прямо установлено, что делать это нужно в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур . Но на практике вопросов возникает немало, ответы на самые интересные из них мы и дали. -------------------------------- Пункт 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее - Правила). Журнал учета полученных счетов-фактур, по сути, просто реестрВопрос: Скажите, что такое журнал учета полученных и выписанных счетов-фактур? Этот журнал можно купить в магазине? З.П.Бойкова, г. БузулукОтвет: Плательщики НДС обязаны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур . При этом обязательная форма самих журналов не установлена. По сути, эти журналы представляют собой простой реестр счетов-фактур, полученных и выписанных организацией, составленный в хронологическом порядке . Кстати, в некоторых бухгалтерских программах он так и называется - реестр полученных (или выписанных) счетов-фактур. Помимо самого реестра, журнал включает в себя еще и подшивку зарегистрированных в нем счетов-фактур . Нормативно не урегулировано, какие показатели счета-фактуры должны попасть в журнал. Поэтому формально можно ограничиться лишь номером и датой, но лучше, конечно, записать в него часть реквизитов, которые в дальнейшем попадают в книгу продаж или книгу покупок: номер и дату счета-фактуры, название контрагента, стоимость товаров (работ, услуг). Это более удобно с практической точки зрения - искать нужные счета-фактуры потом будет значительно легче. -------------------------------- Пункт 3 ст. 169 НК РФ. Пункт 2 Правил. Пункты 1, 6 Правил. Счета-фактуры удобнее складывать в порядке заявления налоговых вычетовВопрос: Счета-фактуры от поставщиков у нас подшиваются в отдельную папку по мере поступления. Но на поиск нужного документа иногда требуется некоторое время. Посоветуйте, как лучше складывать счета-фактуры? Т.А.Артемьева, г. СургутОтвет: Счет-фактура - это документ, дающий право на вычет НДС . Но период вычета может не совпадать с датой получения счета-фактуры от поставщика (например, при экспортных операциях). Именно поэтому при большом объеме документов хранить их удобно вместе с книгой покупок за тот период, когда входной налог поставлен к вычету. Сами же счета-фактуры лучше подшивать в порядке, в котором они занесены в эту книгу. Тогда и найти нужный документ будет проще. -------------------------------- Пункт 1 ст. 172 НК РФ. Хранить счета-фактуры с накладными или отдельно - решать вамВопрос: На моей предыдущей работе счета-фактуры хранились вместе с накладными. Но в организации, куда я недавно устроилась, бухгалтер хранил счета-фактуры отдельно от первички. Вот и думаю - как же правильнее? Т.А.Артемьева, г. СургутОтвет: Вы можете делать так, как удобно именно вам. Главное при этом - хранить документы так, чтобы любой из них всегда можно было быстро найти. На практике применяются оба указанных варианта. Здесь все зависит от объема вашего документооборота. Когда документов немного, то хранить счета-фактуры удобнее вместе с накладными и актами. Если же документов немало, счета-фактуры лучше все-таки хранить отдельно. Кстати, если ваша организация часто заявляет в декларациях суммы НДС к возмещению, такие декларации проходят "углубленную" камеральную проверку . Инспекторы, как правило, не запрашивают на проверку первичку, а просят представить лишь копии счетов-фактур. Тогда отдельное хранение счетов-фактур предпочтительнее. Найти и отксерить нужные документы можно значительно быстрее, если все они хранятся вместе, отдельно от других бумаг. -------------------------------- Пункт 8 ст. 88 НК РФ. Журналы и книги сшивать не обязательноВопрос: В нашей организации все счета-фактуры хранятся в папках-скоросшивателях, документы никак не сшиваются. Является ли это нарушением? Г.П.Крутов, г. ОмскОтвет: Действительно, по Правилам вы обязаны пронумеровывать и прошнуровывать журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур (вместе со счетами-фактурами), а также книги покупок и продаж . Требование законодательства в этой части направлено прежде всего на обеспечение сохранности таких документов и невозможности их несанкционированного изъятия. Если счетов-фактур у вас немного, тогда и трудностей не возникает. А если только за месяц их набирается больше сотни? Не говоря уже о том, что сброшюровать такой объем непросто. Да и трудно себе представить, что делать, если, к примеру, инспектор потребует представить на проверку лишь некоторые из них. Отксерить счет-фактуру из середины этой пачки весьма непросто. Поэтому не стоит в этом вопросе быть формалистом, ведь никакой ответственности за то, что вы не прошнуруете эти документы, нет. Не усложняйте себе жизнь - найдите золотую середину между нормой закона и практикой жизни, храните счета-фактуры в скоросшивателях, как вы и делаете. -------------------------------- Пункты 1, 6, 15, 27 Правил. Счета-фактуры на аванс лучше хранить вместе с "отгрузочными"Вопрос: До недавнего времени мы оформляли счета-фактуры на аванс только в электронном виде. Но сейчас такие документы все чаще и чаще требуют покупатели, поэтому мы стали их распечатывать. И не знаем, как лучше их хранить - в том же журнале, что и счета-фактуры на отгрузку, или отдельно? Г.П.Крутов, г. ОмскОтвет: "Авансовые" счета-фактуры регистрируются в книге продаж наряду со счетами-фактурами на реализацию. Каких-либо особенностей здесь нет. Поэтому и хранить их удобнее вместе с остальными счетами-фактурами, в том порядке, в котором они регистрируются в журнале учета выданных счетов-фактур или книге продаж . -------------------------------- Пункты 1, 6, 17, 18 Правил.Н.А.Новикова Налоговый консультант Подписано в печать 25.06.2010www.lawmix.ru
